Hoe helpt Carerix met GDPR/AVG compliance? Carerix biedt een volledig pakket aan tools om uw organisatie GDPR-compliant te maken. Dit artikel beschrijft welke tools beschikbaar zijn, wat ze doen, en hoe u ze inzet.
💡 Snel overzicht: De GDPR-tools in Carerix zijn in 6 categorieën onderverdeeld: Toestemmingsregistratie, Anonimisering, Trigger-automatisering, Rapportage, Gebruikersrechten, en Integraties.
Tool 1: Toestemmingsregistratie Paneel
Wat doet dit?
Dit is de kern van GDPR compliance in Carerix. Het registratiepaneel in elk kandidaat-dossier stelt u in staat:
Wettelijke grondslag: Kies waarop u kandidaten verwerkt (Toestemming, Gerechtvaardigd Belang, Wettelijke Verplichting, etc.)
Grondslag datum: Wanneer is deze grondslag vastgesteld? (automatisch ingevuld bij registratie)
Grondslag termijn: Hoe lang mag u deze kandidaat bewaren? Carerix berekent automatisch de vervaldatum
Toestemmingsstatus: Ja / Nee / Nog niet gevraagd / Ingetrokken
Waar is dit toegankelijk?
In Carerix webapplicatie: Kandidaat → Tabblad "Privacygegevens" (indien ingeschakeld)
Via REST API: Alle velden programmeerbaar via API-calls
Via GraphQL API: Moderne query-taal voor geavanceerde integraties
Via Carerix WordPress Plugin: Embed in uw carrièrewebsite/sollicitatieformulier
Praktijk voorbeeld
U vindt een kandidaat op LinkedIn (indirecte bron). U voert in:
Grondslag: "Toestemming"
Termijn: "2 jaar" (Carerix berekent vervaldatum = vandaag + 2 jaar)
Status: "Nog niet gevraagd"
Carerix stuurt automatisch een e-mail om toestemming te vragen. Wanneer de kandidaat "Ja" klikt, wordt status automatisch bijgewerkt naar "Ja" en krijgt u een audit trail.
Tool 2: E-mail Sjablonen met Ja/Nee Links
Wat doet dit?
Dit zijn kant-en-klare e-mail templates die u naar kandidaten verstuurt:
"Vraag Toestemming" — Voor indirect gevonden kandidaten (LinkedIn, VDAB)
"Verlenging Toestemming" — Herinnering dat termijn binnenkort afloopt
"Intrekking Bevestiging" — Ter bevestiging dat kandidaat geen toestemming meer geeft
Hoe werken de automatische links?
Elke template bevat twee links:
[Ja, bewaar mijn gegevens] — Klik stelt toestemmingsstatus in Carerix op "Ja"
[Nee, verwijder mijn gegevens] — Klik stelt status op "Nee" en markeert voor anonimisering
Geen e-mail interactie nodig — alles gebeurt automatisch in de achterkant.
ℹ️ Belangrijk: Deze links werken alleen als u e-mail sjablonen ingebruikt neemt. Handmatige e-mails krijgen geen auto-links.
Waar vindt u de sjablonen?
Bibliotheek → E-mail sjablonen → Zoek op "AVG" of "GDPR"
Activeer de gewenste sjabloon (knop "Activate")
Pas inhoud aan naar uw voorkeur
Test door jezelf een e-mail te sturen
Tool 3: Anonimisatietool
Wat doet dit?
Wanneer een termijn verloopt en u geen toestemming hebt verlengd, kunt u alle persoonsgegevens van de kandidaat in één klik verwijderen:
Naam, voornaam: Verwijderd (vervangen door "Anoniem")
E-mail, telefoon: Verwijderd
Adres, sociale media: Verwijderd
Notities, communicatie: Verwijderd
Maar: U bepaalt zelf welke velden behouden blijven voor rapportage (bijv. match-geschiedenis, plaatsingsduur)
Hoe anonimiseert u?
Optie 1: Handmatig per kandidaat
Open kandidaat dossier
Ga naar Privacygegevens tab
Klik "Anonimiseer kandidaat"
Bevestig (onomkeerbaar!)
Optie 2: Bulk anonimisering via Trigger
Stel trigger in: "IF Grondslag termijn verloopt, THEN voeg toe aan 'Anonimisering Queue' groep"
Wekelijks alle kandidaten in die groep anonimiseren in één keer
Optie 3: Bulk anonimisering via API
Programmeer een nightly job die kandidaten automatisch anonimiseert op vervaldatum
Configuratie: Welke velden behouden?
U bepaalt per veldgroep wat behouden en wat verwijderd wordt:
VERWIJDEREN: Alle PII (naam, e-mail, adres, telefoonnummer)
VERWIJDEREN: Alle toestemmingsvelden
BEHOUDEN: Kandidaat-ID (voor interne referentie)
BEHOUDEN: Match-geschiedenis (welke functies gematcht)
BEHOUDEN: Plaatsing-data (werkgever, datum, duur)
BEHOUDEN: Anonimisering-datum (voor audit)
Zie artikel Anonimisatietool - Activatie en inrichten voor gedetailleerde setup.
Tool 4: Automatisering via Triggers
Wat doet dit?
Triggers voeren automatische acties uit op basis van GDPR-voorwaarden. Enkele veelgebruikte:
Trigger: Herinneringsmail
IF: Grondslag termijn < 30 dagen
THEN: Stuur e-mail "Verlenging Toestemming"
Trigger: Status wijzigen bij aanstelling
IF: Placement approved
THEN: Zet Grondslag naar "Uitvoering Overeenkomst", Termijn naar "7 jaar"
Trigger: Markeer voor anonimisering
IF: Grondslag termijn < vandaag AND geen contact 3 maanden
THEN: Voeg toe aan "Anonimisering" groep
Waar stelt u triggers in?
Instellingen → Applicatie → Automation → Triggers → Nieuw
Raadpleeg artikel GDPR / AVG Processen automatiseren met Triggers voor voorbeelden.
Tool 5: Rapportage & Monitoring
Wat doet dit?
Gespecialiseerde rapporten geven u zicht op uw GDPR-status:
Rapport: "Kandidaat Toestemming Historie"
Toont alle kandidaten met hun huidige toestemmingsstatus
Filter op: "Grondslag termijn < 30 dagen" (kandidaten met vervallende toestemming)
Filter op: "Toestemmingsstatus = Nee" (kandidaten die zich hebben uitgeschakeld)
Export naar CSV voor verdere verwerking
Dynamische filters in kandidaten-overzicht
"Grondslag termijn < 30 dagen" — Binnenkort actie nodig
"Grondslag = Geen toestemming" — Nog niet gevraagd
"Anonimisatie status = In wachtrij" — Klaar voor bulk-anonimisering
Hoe rapportage gebruiken?
Ga naar Rapportage → Kandidaat
Zoek rapport op naam (bijv. "Toestemming" of "GDPR")
Stel filters in naar wens
Export naar CSV of print
Stuur wekelijks/maandelijks naar GDPR compliance team
Tool 6: Social Browser Plugin
Wat doet dit?
De Social Browser plugin stelt u in staat kandidaten op LinkedIn, XING, VDAB etc. te zoeken. U kunt instellen:
"Foto's uitsluiten": Automatisch geen foto's downloaden naar Carerix (veel organisaties voorkomen dit om bias uit te sluiten)
Bron registreren: Wanneer u kandidaat via Social Browser toevoegt, wordt automatisch ingevuld "Bron: LinkedIn" etc.
GDPR impact
Door foto's uit te sluiten en bron te registreren, hebt u:
Minder PII in Carerix (voorkomen onnodig biometrische data)
Duidelijkheid over hoe kandidaat gevonden werd (belangrijk voor toestemmingsvragen)
Tool 7: Gebruikersrechten & Rollen
Wat doet dit?
U bepaalt per gebruikersrol wie GDPR-velden mag zien en bewerken:
Recruiter: Kan toestemmingsstatus LEZEN, maar niet bewerken
Team Lead: Kan toestemming geven, kan anonimisering initiëren
Beheerder: Kan alles: velden bewerken, anonimiseren, triggers aanpassen
HR Manager: Kan anonimiseren en rapportage bekijken
Hoe rollen in te stellen
Instellingen → Gebruikers → Rollen → Per rol: stel "GDPR Rechten" in
Raadpleeg artikel Gebruikersrollen voor details.
Tool 8: Audit Trail & Logging
Wat doet dit?
Carerix registreert automatisch alle GDPR-acties in het audit log:
Wie: Welke gebruiker voerde de actie uit
Wat: Welk veld is veranderd (grondslag, termijn, status)
Wanneer: Exacte datum & tijd
Van/Naar: Wat was de oude waarde, wat is de nieuwe
Hoe audit trail bekijken?
Kandidaat → Historicus tab → Scroll naar "GDPR fields" sectie
Perfect voor naleving van inspectie door toezichthouders (AFM, GDPR autoriteiten).
Tool 9: REST & GraphQL API
Wat doet dit?
U kunt alle GDPR-velden programmeerbaar via API benaderen:
REST API: Klassieke endpoints voor toestemming queries & updates
GraphQL API: Moderne query-taal voor geavanceerde integraties
Webhooks: Real-time meldingen wanneer GDPR-velden veranderen
Praktijk use case
U hebt een extern Content Marketing Platform met kandidaten-database. U wilt:
Kandidaten van CMP → Carerix pushen
Automatisch grondslag en termijn instellen
Toestemmingsstatus terugsturen naar CMP
Dit alles kan via GraphQL API.
Zie API documentatie op carerix.com/api
Tool 10: WordPress Plugin voor Webformulieren
Wat doet dit?
U kunt toestemmingsvragen direct inbouwen in uw carrière website:
Checkbox "Ik ga akkoord met het opslaan van mijn gegevens voor 2 jaar"
Candidate selecteert ja/nee bij aanvraag
Data gaat naar Carerix en toestemmingsstatus wordt automatisch ingesteld
Hoe in te stellen
De WordPress plugin kan worden gedownload uit Carerix applicatie. Zie documentatie op carerix.com
Volgende stappen: Waar beginnen?
📌 Aanbevolen volgorde:
Lees artikel GDPR Informatie voor Beheerders (10-stap setup gids)
Aktiveer Privacy Settings (Tool 1)
Configureer Anonimisatietool (Tool 3)
Stel een paar basis-triggers in (Tool 4)
Test op test-omgeving
Train uw team
Ga live!
Gerelateerde Help-artikelen
GDPR Informatie voor Beheerders — 10-stap setup gids
Anonimisatietool - Activatie en inrichten — Hoe anonimisering configureren
GDPR Flows in Carerix inrichten — Praktische workflows
E-mail sjablonen Ja/Nee toestemming links — E-mail automatisering
GDPR / AVG Processen automatiseren met Triggers — Trigger voorbeelden
Gebruikersrollen — Rollen en rechten configureren
Carerix & GDPR / AVG - Volledig Overzicht — Totaaloverzicht
Vragen?
Neem contact op met ons ondersteuningsteam op helpdesk@carerix.com met vragen over deze tools of voor hulp bij het setup van uw GDPR-strategie. We helpen u graag!