Voor u aan de slag gaat: Heeft u uw AVG-strategie bepaald? Verwerkersregister opgesteld? Weet u welke automatische acties u in uw AVG-proces wilt inbouwen? Dan wordt het tijd om uw processen in Carerix in te richten. Deze gids laat u moderne, schaalbare workflows zien die in 2026 beschikbaar zijn.
Wettelijke grondslag en termijnen beheren
Één van de eerste stappen in AVG-compliance is duidelijk documenteren op welke wettelijke grondslag u persoonsgegevens van kandidaten verwerkt. Carerix maakt dit heel intuïtief.
Beschikbare grondslagen in Carerix
Wettelijke verplichting: U bent wettelijk verplicht de gegevens bij te houden (bijvoorbeeld voor belastingdienst, werknemersverzekeringen)
Uitvoeren overeenkomst: Gegevens nodig voor een arbeidsovereenkomst of diensten
Gerechtvaardigd belang: U hebt een legitiem belang bij het verwerken (bijvoorbeeld voor recruitment pipeline management)
Toestemming: De kandidaat heeft expliciet ingestemd met de verwerking
Geen toestemming: Voor kandidaten die niet hebben ingestemd (bijvoorbeeld uit LinkedIn-scraping, indirect contact)
Termijnen configureren
Bij elke grondslag hoort een termijn — de periode waarvoor u de gegevens mag bewaren. Dit is cruciaal voor AVG-compliance:
Een kandidaat geeft toestemming: 2 jaar (voor recruitment doeleinden)
Na aanstelling: grondslag wijzigt naar Uitvoeren Overeenkomst (duurt zo lang als de arbeidsovereenkomst)
Na werkgever: mag veranderen naar Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld 7 jaar voor belastingdoeleinden)
ℹ️ Let op: Carerix berekent automatisch de vervaldatum op basis van de termijn die u instelt. Zorg ervoor dat termijnen correct zijn ingesteld, anders krijgt u false positives bij monitoring.
Toestemming registreren en traceren
Directe toestemming via sollicitatieformulier
Kandidaten kunnen rechtstreeks toestemming geven als ze solliciteren. Dit is de voorkeursmethode voor AVG-compliance.
Stap 1: Privacy statement publiceren op uw website
Stap 2: Voeg checkbox in sollicitatie-formulier: "Ik heb het privacy statement gelezen en stem in met verwerking van mijn gegevens"
Stap 3: Webbouwer of REST API integreert het veld met Carerix
Stap 4: Carerix registreert automatisch de datum en status in het kandidaat-dossier
Indirecte toestemming — uitvragen per e-mail
Als u een kandidaat via LinkedIn, Monsterboard enz. heeft gevonden, moet u hen eerst informeren en om toestemming vragen. Dit doet u als volgt:
Stuur een e-mail met "Vraag initiële toestemming (AVG)" sjabloon (beschikbaar in Carerix e-mail bibliotheek)
Deze sjabloon bevat Ja/Nee links die direct terugkoppelen naar Carerix
Carerix registreert automatisch:
Toestemmingsstatus (Ja/Nee)
Datum van respons
Wettelijke grondslag (wijzigt naar "Toestemming" als Ja)
Vervaldatum (berekend op basis van termijn)
💡 Praktijktip: Maak meerdere varianten van de toestemmingsmails. Eén voor "recente contacten" (2-3 maanden terug), één voor "vervalde contacten" (langer dan 1 jaar), één voor "gefrequent gematched" kandidaten. Personalisatie verhoogt respons en compliance.
Monitoring toestemming — Rapport Kandidaat Toestemming Historie
Een nieuw rapport geeft u directe zichtbaarheid over alle toestemmingsstatus. Dit rapport toont:
Alle kandidaten met hun toestemmingsstatus
Datum waarop toestemming werd gegeven/geweigerd
Vervaldatum grondslag
Hoeveel maanden tot verloop
Exporteer naar CSV voor verwerking in bulk
Automatisering met Triggers
Wat zijn Triggers?
Triggers zijn automatische acties die worden uitgevoerd wanneer bepaalde voorwaarden worden geactiveerd. Voor AVG zijn dit essentieel voor schaalbare compliance.
Voorbeeld: Herinnering toestemmingsvernieuwing
IF (Voorwaarde): "Toestemming verloopt binnen 30 dagen"
THEN (Actie): "Stuur automatisch e-mail 'Vraag toestemming verlenging (AVG)'"
Uitvoering:
Trigger checkt dagelijks alle kandidaten
Filtert eruit welke in 30 dagen verlopen
Stuurt persoonlijke herinneringsmail
Staat kandidaat op "herinnering verstuurd" status zodat u niet dubbel verstuurt
Voorbeeld: Automatische statusverandering bij aanstelling
IF: "Placement Status = Approved" (kandidaat aangesteld)
THEN: "Wettelijke Grondslag wijzigen naar 'Uitvoeren Overeenkomst'; Termijn wijzigen naar duur overeenkomst"
Dit zorgt ervoor dat uw AVG-status automatisch meegroeit met het werkgeverschap.
Voorbeeld: Anonimisering activeren bij vervallen grondslag
IF: "Grondslag verloopt" + "Geen nieuw contact in 3 maanden"
THEN: "Voeg kandidaat toe aan 'Anonimisering Queue'"
Een beheerder kan dan wekelijks de anonimisering uitvoeren voor alle kandidaten in de queue (bulk-operatie).
ℹ️ Let op: Test triggers eerst op een kleine groep voordat u ze site-wide implementeert. Zorg ervoor dat e-mailsjablonen passend zijn en dat herinnering-links daadwerkelijk terugkoppelen naar Carerix.
Monitoring en rapportage
Filters in kandidaatenoverzicht
Carerix biedt drie cruciale filters voor AVG-monitoring in het kandidaten-lijst-overzicht:
"Grondslag verloopt": Filter kandidaten die op een bepaalde datum verlopen. Zo ziet u snel welke acties nodig zijn.
"Wettelijke Grondslag": Filter kandidaten op hun huidige grondslag. Nut: zien hoeveel kandidaten op "Toestemming" staan vs. "Wettelijke Verplichting"
"Geen toestemming": Kandidaten uit indirecte bron die nog geen toestemming hebben gegeven
Indicator in kandidaat-/matchdossier
Bovenin elk kandidaat- en matchdossier ziet u nu in één oogopslag:
Huidige wettelijke grondslag (kleur-gecodeerd: groen = geldig, oranje = binnenkort verlopen, rood = verlopen)
Vervaldatum
Aantal dagen tot verloop
Snelle knop "Vernieuw toestemming" om direct actie te nemen
Anonimisering en verwijdering
Wanneer anonimiseren?
Anonimisering is de AVG-conforme manier om persoonsgegevens te verwijderen terwijl u historische data behoudt:
Geen rechtmatige grondslag meer: Grondslag is verlopen en kandidaat reageert niet op verlengingsverzoeken
Recht op vergetelheid: Kandidaat vraagt expliciet om verwijdering ("Wis mijn gegevens")
Werking niet meer: Kandidaat zegt "Ik wil niet meer gemaatcht worden"
Wat gebeurt er bij anonimisering?
Verwijderd: Naam, e-mail, telefoon, adres, alle persoonlijke velden
Verwijderd: CV's, bijlagen en alle documenten
Verwijderd: E-mailcommunicatie en notities
Behouden: Historische data (matchdata, plaatsingsstatus, werkgever, aanstellingsperiode)
Behouden: Rapportagedata (stats, trends, analyses)
Hoe anonimiseren?
Optie 1: Handmatig per kandidaat
Open kandidaatdossier → Klik "Anonimiseren"
Bevestig actie (onomkeerbaar!)
Ideaal voor incidentele verzoeken
Optie 2: Bulk via triggers (Aanbevolen voor 2026+)
Voeg kandidaten toe aan "Anonimisering Queue" via trigger
Beheerder voert wekelijks bulk-anonimisering uit
Sneller en schaalbaar voor grote organisaties
Optie 3: REST API
Voor systeem-geïntegreerde organisaties: anonimisering via REST API endpoint
⚠️ Waarschuwing: Anonimisering is permanent en onomkeerbaar. Zorg dat u gegronde redenen hebt en documenteer deze voor audit trail. Bewaar screenshot van dossier voor uw records.
Praktijkvoorbeelden
Scenario 1: Nieuwe kandidaat via sollicitatieformulier
Kandidaat ziet privacy statement → leest en checkt akkoord
Applicatie wordt ingediend → Carerix registreert "Toestemming gegeven" + datum
Wettelijke grondslag automatisch ingesteld op "Toestemming"
Vervaldatum berekend (bijv. 2 jaar = 28 juli 2028)
Trigger: 30 dagen voor verloop (28 juni 2028) → e-mail "Toestemming verlengen?"
Kandidaat antwoordt Ja → termijn verlengt tot 2028
Kandidaat antwoordt Nee → Trigger voegt toe aan Anonimisering Queue
Scenario 2: Kandidaat uit LinkedIn (indirect)
U importeert profiel van LinkedIn → Carerix markeert als "Geen toestemming"
U verstuurt "Vraag initiële toestemming"-mail via Carerix
Kandidaat klikt "Ja" in e-mail → Carerix registreert toestemming + datum
Daarna zelfde flow als Scenario 1
Scenario 3: Kandidaat aangesteld — Wettelijke grondslag wijzigt
Kandidaat is "geplaatst" (placement approved)
Trigger activeert: "Grondslag wijzigen naar Uitvoeren Overeenkomst"
Termijn wijzigt naar "Duur arbeidsovereenkomst" (bijv. 3 jaar)
Vervaldatum: nu 28 juli 2029
Bij beëindiging arbeidsovereenkomst: Grondslag wijzigt naar "Wettelijke verplichting", termijn 7 jaar (belastingdienst)
Scenario 4: Kandidaat vraagt om verwijdering
Kandidaat stuurt e-mail: "Wis mijn gegevens alstublieft"
U opent kandidaatdossier → Klik "Anonimiseren"
Bevestig reden: "Rechtsverzoek - User requested deletion"
Carerix verwijdert persoonlijke gegevens maar behoudt historische referenties voor audit trail
U noteert in logboek: "Anonimisatie 28 juli 2026 op verzoek"
Gerelateerde Help-artikelen
Vragen?
Heeft u vragen over het inrichten van GDPR-workflows, triggers of anonimisering? Neem contact op met ons ondersteuningsteam op helpdesk@carerix.com. We helpen u graag bij het opzetten van compliant processen die passen bij uw organisatie.