Anonimisatietool - Activatie en inrichten

Waarom de Anonimisatietool?

Wanneer een kandidaat of contactpersoon geen toestemming geeft (meer) om zijn persoonsgegevens te bewaren, ben je verplicht onder de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming) deze gegevens te verwijderen of anoniem te maken. De Anonimisatietool in Carerix helpt je dit op een veilige en gestructureerde manier te doen, zodat je blijft voldoen aan de GDPR-richtlijnen.

Activatie en inrichting in 3 stappen

De Carerix Beheerder moet de volgende stappen uitvoeren om de anonimisatietool in te richten:

Stap 1: Anonimisatietool activeren

Ga naar Onderhoud → Instellingen → GDPR/AVG Tools en activeer de optie "Anonimisatietool".

Let op!

Deze instelling is alleen beschikbaar voor Beheerders met volledige administratieve rechten.

Stap 2: Bepaal welke velden behouden/verwijderd moeten worden

Na activering verschijnt een nieuwe pagina onder Onderhoud → Instellingen → GDPR/AVG Tools → Anonimisatietool configuratie.

Hier kun je per entiteit (Kandidaat, Contactpersoon) bepalen:

Welke velden worden verwijderd (bijv. naam, e-mail, telefoonnummer)
Welke velden blijven behouden (bijv. plaatsingsgeschiedenis, evaluaties — relevant voor archiefering)

Dit geeft je volledige controle over wat er "voorbijgaat" en wat anoniem wordt gemaakt.

Stap 3: Beschikbaarheid voor andere rollen instellen

Standaard is anonimisering beschikbaar voor Beheerders. Wil je deze functionaliteit ook voor andere rollen inschakelen? Ga naar Onderhoud → Gebruikersrollen en zet daar het recht "Anonimisatietool gebruiken" aan.

Beschikbaarheid in de applicatie

Zodra de anonimisatietool is geactiveerd en ingesteld, wordt de anonimiseerfunctionaliteit zichtbaar op twee manieren:

1. Per kandidaat of contactpersoon anonimiseren

Open het dossier van een kandidaat of contactpersoon en klik op de knop "Anonimiseer" in het dossier. Dit activeert direct het anonimiseringsproces voor die persoon.

2. In bulk anonimiseren (meerdere tegelijk)

In het overzicht van kandidaten of contactpersonen:

Selecteer meerdere dossiers die je wilt anonimiseren (vinkjes linksboven)
Klik op "Kies actie"
Selecteer "Anonimiseer Kandidaat" of "Anonimiseer Contactpersoon"
Bevestig de actie

Waarschuwing!

Anonimisering kan niet ongedaan gemaakt worden. Controleer je selectie goed voordat je de actie bevestigt.

Automatische anonimisering via triggers

Je kunt anonimisering ook automatiseren via triggers en GDPR-statussen:

Trigger 14 "AVG Anonimiseren": Automatisch anonimiseren als toestemmingdatum verstreken is
Trigger 55 "AVG: anonimiseer kandidaat mail": E-mail sturen naar HR/eigenaar dat anonimisering aanstaat
E-mail sjabloon 229 "AVG: Anonimiseer kandidaat": Melding aan betrokken partijen

Deze triggers kunnen in je GDPR-workflow ingesteld worden zodat kandidaten automatisch gemarkt worden voor anonimisering wanneer hun toestemming afloopt.

GDPR statussen in Carerix

Carerix gebruikt de volgende GDPR-statussen:

Toestemming: Kandidaat/contactpersoon heeft toestemming gegeven
Verlopen: Toestemmingsperiode is afgelopen (standaard 1 jaar)
Geen toestemming: Kandidaat/contactpersoon heeft geen toestemming gegeven of ingetrokken
Anonimiseren: Markeert dat deze persoon geanonimiseerd moet/kan worden

Anonimisatietool Activatie