Digital Signing bied je de mogelijkheid om 100% papiervrij te kunnen communiceren met je klanten, zelfs bij het ondertekenen van belangrijke documenten als contracten en overeenkomsten. Deze tool is in Carerix geïntegreerd en is volledig in lijn met de huidige wetgeving.
Voordelen:
Multi device interface o.b.v. HTML5 technologie → pc, tablet, smartphone.
Modern en innovatief → volledig SAAS en internet gebaseerde oplossing.
Zekerheid → beveiligde online omgeving, altijd en overal beschikbaar.
Installatie
Je vraagt Digital Signing aan via je accountmanager of de helpdesk. De oplossing wordt in het systeem geïnstalleerd, met de benodigde tabellen, e-mail sjablonen, en het Digital Signing Cockpit Dashboard. je ontvangt een oplever e-mail met alle informatie. Vanaf dat moment kun je aan de slag.
SPF
We raden aan om de mailserver van IntraData het recht te verlenen om mail voor je domein te verzenden. Daarmee voorkom je dat dergelijke belangrijke emails in spam belanden bij je contacten. Dit kunnen wij niet voor je doen, maar dat regel je zelf: vraag je maildomeinbeheerder om een SPF record toe te voegen aan je DNS, namelijk deze: "include:intraofficesigning.com"
Gebruik
Bestanden die vanuit Carerix verstuurd gaan worden voor ondertekeningen noemen wij een "Envelop". Een envelop is een PDF bestand dat door de kandidaat of contactpersoon ondertekend dient te worden. Dit zijn de stappen om een envelop te versturen:
Open een e-mail sjabloon vanuit de volgende dossier soorten in Carerix: Kandidaat, Match, Plaatsing, Contactpersoon. Essentiële velden hierin voor het goed afhandelen van het proces zijn de E-mail, het mobiele Telefoonnummer en de Einddatum. De standaard bijlage die bij dit sjabloon hoort heet X-Carerix-Origin-Record.json en zorgt ervoor dat het ondertekende eindproduct naar de juiste plaats in Carerix gestuurd wordt.
Voeg 1 of meer Word of PDF bijlagen toe. Deze bijlagen zullen samengevoegd worden tot 1 PDF bestand dat digitaal ondertekend kan worden door de kandidaat of de contactpersonen. Je kan de volgorde van de bestanden aanpassen op basis van de alfabetische volgorde van de eerste letter van de naam van in iedere bijlage. Als je 2 bijlagen hebt met de namen Contract.pdf en LeaseContract.pdf, dan zal de PDF eerst het Contract en dan pas LeaseContract in het bestand tonen.
Na het versturen, ga naar Dashboards > Digital Signing Cockpit. Hier zal de actieve Envelop tonen die je verstuurd hebt. De kandidaat/contactpersoon zal een e-mail ontvangen met de uitnodiging om in te loggen door op de link te klikken. Zij kunnen hier via computer, tablet of smartphone bij komen. Op basis van deze link wordt er een code verstuurd via SMS om het Digitale ondertekeningsproces te verifiëren en af te ronden.
De kandidaat of contactpersoon ontvangt een e-mail met het digitaal ondertekende PDF als eindresultaat van het proces met een bijlage van het type "Digital signed document".
Het proces is nu afgerond.
____
Labels: UD-1021