In het Carerix systeem hou je dossiers bij van onder meer Kandidaten, Contactpersonen en Opdrachtgevers. Het is daarbij de bedoeling dat elke
Kandidaat, Contactpersoon en Opdrachtgever in het systeem uniek is.
Immers: Wanneer eenzelfde kandidaat twee keer in het systeem geregistreerd is, geeft dit verwarring.
Carerix probeert het invoeren van dubbelen te voorkomen door te waarschuwen wanneer een dossier als "mogelijk dubbele" wordt herkend. We zetten in dit artikel per dossier uiteen hoe de ontdubbeling in werkt wanneer je manueel een dossier toevoegt.
Kandidaat-ontdubbeling bij handmatige aanmaak in de Carerix applicatie
Carerix controleert op dubbelen bij het aanmaken van een kandidaat. Met "dubbel" wordt dan een van de volgende situaties bedoeld:
Mogelijke dubbel:
👬 achternaam + geboortedatum zijn gelijk (aan bestaande kandidaat)
👬 postcode + geboortedatum zijn gelijk
👬 woonplaats + geboortedatum zijn gelijk
👬 achternaam + postcode + geboortedatum zijn gelijk
In deze gevallen wordt gewaarschuwd dat er een "mogelijk dubbele kandidaat" wordt/is ingevoerd.
Wanneer Carerix een mogelijk dubbel dossier ontwaart gedurende het handmatig aanmaken van een kandidaat zal in de wizard nieuwe kandidaat in stap drie een lijst met mogelijke dubbele kandidaten worden getoond. De gebruiker heeft dan twee mogelijkheden:
Hij selecteert het dossier dat volgens hem overeenkomt met de kandidaat die hij aan het toevoegen was. Wanneer nu op 'Verder' wordt geklikt kan er in stap vier informatie worden toegevoegd. Wanneer daarna op 'Voltooien' of 'Voltooien en openen' wordt geklikt zal de toegevoegde of gewijzigde informatie aan het bestaande dossier worden toegevoegd. Er wordt in dit geval dus GEEN nieuw dossier aangemaakt.
Hij selecteert geen dossier en klikt op 'Verder'. In dat geval gaat de wizard verder en wordt er na afronden een nieuw dossier aangemaakt.
Binnen Carerix kunnen geen dossiers worden toegevoegd met identieke Burgerservicenummers (BSN). Wanneer je in een bestaand dossier een BSN opvoert dat al in een ander dossier als BSN is opgevoerd krijg je daar een melding van. Je kunt het huidige dossier niet opslaan met hetzelfde BSN nummer. Bij het aanmaken van een nieuwe kandidaat met hetzelfde BSN nummer gaat Carerix er vanuit dat we (hoogst)waarschijnlijk te maken hebben met een dubbele kandidaat. Dat betekent het volgende:
Waarschijnlijk dubbel:
👬 Burgerservicenummer is gelijk
In dit geval neemt Carerix impliciet aan dat dit dezelfde kandidaat is:
👬 Er wordt gewaarschuwd en het waarschijnlijk dubbele dossier wordt getoond in de wizard.
👬Je kunt deze selecteren en verder gaan.
👬Je toevoegingen/wijzigingen worden doorgevoerd op het bestaande dossier.
Het is in het geval dus niet mogelijk om een nieuw dossier aan te maken. Merk op dat de knop 'Verder' in de wizard niet actief is zolang je het bestaande record niet geselecteerd hebt.
Binnen Carerix is het op meerdere manieren mogelijk om nieuwe kandidaatdossiers aan te maken. We zetten het hier onder op een rij.
Handmatig invullen van de velden
Wanneer je vanuit het linkermenu of het kandidatenoverzicht start met het maken van een nieuwe kandidaat en je kiest voor de optie 'Vul zelf de velden in' werkt het ontdubbelingsmechanisme als volgt:
👬 Nieuwe kandidaat --> 'Vul zelf de velden in'
👬 Wanneer je nu een nieuw dossier aanmaakt waarbij sprake is van waarden die in combinatie overeenkomen met (een) ander(e) dossier(s) zoals omschreven onder het kopje 'Kandidaat Ontdubbeling', zal de wizard in de volgende stap een lijst tonen met mogelijk dubbele kandidaatdossier(s). Je krijgt dan de melding :
"Er zijn kandidaten gevonden waarvan de gegevens overeenkomen met de nieuw ingevoerde kandidaat...."
👬 Wanneer je nu kiest voor een van de dossiers, ga je verder met dat dossier.
👬 Wanneer je nu geen selectie maakt en op 'Verder' klikt wordt er een nieuw dossier aangemaakt.
Sollicitatie via de eigen website
Wanneer de kandidaat zelf solliciteert via de website en er sprake is van een koppeling met Carerix (via een van de Carerix API's of de Carerix Wordpress-plugin) zijn standaard dezelfde voorwaarden van toepassing als bij de handmatige aanmaak.
Er wordt nu echter wél een nieuw kandidaatdossier gemaakt. Immers kunnen we niet aan de gebruiker vragen om de mogelijk dubbele kandidaat aan te wijzen.
Om dit te ondervangen wordt er een email verstuurd op basis van het e-mail sjabloon met de code web-dupwarn. Dit sjabloon meldt dan om welke kandidaat het gaat. Controleer of het inderdaad tweemaal dezelfde kandidaat is, en gebruik "Samenvoegen" om er weer één van te maken.
Via de API zijn afwijkende ontdubbelingsvoorwaarden mogelijk. Kijk hiervoor (met je webouwer) naar de technische documentatie.
(Automatische) CV-Extractie
Bij extractie van een CV vindt automatisch ontdubbeling plaats. Wanneer je de extractie start vanuit het menu aan de linkerzijde wordt er direct een nieuwe kandidaat gemaakt of, bij een dubbele, een bestaande kandidaat aangepast.
Wanneer je de extractie start vanuit de bijlage van een mail, of vanuit de tab bijlagen in een kandidatendossier, krijg je de kans om te kiezen het kandidaatdossier uit de contextbalk te updaten of een nieuw dossier aan te maken.
Bulk import
Wanneer je Kandidaten in bulk laat importeren vindt over het algemeen geen controle op dubbelen plaats. (dit zou het invoegen van kandidaten teveel vertragen).
Bij bulk-import geen controle op dubbelen.
Gebruik zo nodig "Samenvoegen" om de dubbelen achteraf weer tot één te maken.
Contactpersonen
Om te voorkomen dat je een contactpersoon dubbel invoert gebruikt Carerix de volgende controle:
👬 Je kiest: [Nieuw] om een nieuwe contactpersoon aan te maken.
👬 Vervolgens kies je de Opdrachtgever waar de Contactpersoon bij hoort.
👬 Nu laat Carerix je een pagina zien met de bestaande Contactpersonen.
👬Controleer eerst of de Contactpersoon die je wilt invullen hier niet bij staat:
Staat de contactpersoon er al:
Selecteer deze, en vul de gegevens desgewenst aan.
Staat de contactpersoon er nog niet:
Je hoeft niets te selecteren en kunt in het volgende scherm de contactpersoon invullen.
Bulk import contactpersonen
Wanneer je de Contactpersonen in bulk laat importeren vindt, net als bij Kandidaten geen controle op dubbelen plaats.
Opdrachtgevers
Om te voorkomen dat je een Opdrachtgever dubbel invoert gebruikt Carerix de volgende controle:
👬 Je kiest: [Nieuw] om een nieuwe Opdrachtgever aan te maken.
👬 Je vult nu eerst de naam in van de Opdrachtgever.
👬 Nu Laat Carerix je een pagina zien met de bestaande Opdrachtgevers waarvan de naam lijkt op wat je hebt ingevuld.
👬 Controleer eerst of de opdrachtgever die je wilt invullen hier al bij staat:
Staat de Opdrachtgever er al:
Selecteer deze, en vul de gegevens desgewenst aan.
Staat de opdrachtgever er nog niet:
Je hoeft niets te selecteren en kunt in het volgende scherm de Opdrachtgever invullen.
Bulk import opdrachtgevers
Wanneer je de opdrachtgevers in bulk laat importeren vindt, net als bij Kandidaten en contactpersonen geen controle op dubbelen plaats.
_______
Keywords: UD-1173