In het Carerix systeem hou je dossiers bij van onder meer Kandidaten, Contactpersonen en Opdrachtgevers. Het is daarbij de bedoeling dat elke
Kandidaat, Contactpersoon en Opdrachtgever in het systeem uniek is.
Immers: Wanneer eenzelfde kandidaat twee keer in het systeem is geregistreerd is geeft dit verwarring.
Carerix probeert het invoeren van dubbelen te voorkomen door te waarschuwen wanneer een dossier als "mogelijk dubbele" wordt herkend.
Hieronder meer informatie, gesplitst op type dossier:
Kandidaat
Carerix controleert op dubbelen bij het aanmaken van een kandidaat. Met "dubbel" wordt dan een van de volgende situaties bedoeld:
Mogelijk dubbel:
achternaam + geboortedatum zijn gelijk (aan bestaande kandidaat)
postcode + geboortedatum zijn gelijk
woonplaats + geboortedatum zijn gelijk
In deze gevallen wordt gewaarschuwd dat er een "mogelijk dubbele" wordt/is ingevoerd.
Waarschijnlijk dubbel:
achternaam + postcode + geboortedatum zijn gelijk
burgerservicenummer is gelijk
In deze gevallen neemt Carerix impliciet aan dat dit dezelfde kandidaat is:
Er wordt niet gewaarschuwd, maar verder gewerkt met de reeds bestaande kandidaat
Meer specifiek kent Carerix de volgende situaties
Handmatig invullen van de velden:
Waarschuwing voor dubbele bij handmatig invullen kandidaat
Je hebt gekozen voor:
Nieuwe kandidaat > Zelf de velden invoeren.
Hierbij vul je gegevens in die Carerix herkent als "mogelijk dubbel".
Je krijgt dan de melding :
"Er zijn kandidaten gevonden waarvan de gegevens overeenkomen met de nieuw ingevoerde kandidaat...."
Selecteer dan de geschikte Kandidaat en vul deze verder in.
Sollicitatie via de eigen web-site (Portal)
Wanneer de kandidaat zelf solliciteert (via de website) wordt wel een nieuwe kandidaat gemaakt, maar er wordt een email verstuurd op basis van het e-mail sjabloon met de code web-dupwarn. Dit sjabloon meld dan om welke kandidaat het gaat. Controleer of het inderdaad tweemaal dezelfde kandidaat is, en gebruik "Samenvoegen" om er weer één van te maken.
Extractie
Bij extractie van een CV vindt automatisch ontdubbeling plaats. Wanneer je de extractie start vanuit het menu aan de linkerzijde wordt er direct een nieuwe kandidaat gemaakt of, bij een dubbele, een bestaande kandidaat aangepast.
Wanneer je de extractie start vanuit de bijlage van een mail, of vanuit de tab bijlagen in een kandidatendossier, krijg je de kans om te kiezen het kandidaatdossier uit de contextbalk te updaten of een nieuw dossier aan te maken.
Bulk import
Wanneer je Kandidaten in bulk laat importeren vindt over het algemeen geen controle op dubbelen plaats. (dit zou het invoegen van kandidaten teveel vertragen).
Bij bulk-import geen controle op dubbelen.
Gebruik zo nodig "Samenvoegen" om de dubbelen achteraf weer tot één te maken.
Contactpersonen
Om te voorkomen dat je een contactpersoon dubbel invoert gebruikt Carerix de volgende controle:
Je kiest: [Nieuw] om een nieuwe contactpersoon aan te maken
Vervolgens kies je de Opdrachtgever waar de Contactpersoon bij moet horen
Nu laat Carerix je een pagina zien met de bestaande Contactpersonen
Controleer eerst dat of de Contactpersoon die je wilt invullen hier niet bij staat: - Staat de contactpersoon er al: Selecteer deze, en vul de gegevens desgewenst aan. - Staat de contactpersoon er nog niet: Je hoeft niets te selecteren en kunt in het volgende scherm de contactpersoon invullen.
Bulk import
Wanneer je de Contactpersonen in bulk laat importeren vindt, net als bij Kandidaten geen controle op dubbelen plaats.
Opdrachtgevers
Om te voorkomen dat je een Opdrachtgever dubbel invoert gebruikt Carerix de volgende controle:
Je kiest: [Nieuw] om een nieuwe Opdrachtgever aan te maken
Je vult nu eerst de naam in van de Opdrachtgever
Nu Laat Carerix je een pagina zien met de bestaande Opdrachtgevers waarvan de naam lijkt op wat je hebt ingevuld
Controleer eerst dat of opdrachtgever die je wilt invullen hier niet bij staat: - Staat de Opdrachtgever er al: Selecteer deze, en vul de gegevens desgewenst aan. - Staat de opdrachtgever er nog niet: Je hoeft niets te selecteren en kunt in het volgende scherm de Opdrachtgever invullen.
_______
Keywords: UD-1173