In Carerix kan je verschillende dossiers samenvoegen:
Kandidaten (zie: Samenvoegen dubbele dossiers)
Contactpersonen
Opdrachtgevers
De stappen hiervoor zijn eenvoudig:
Ga naar het meest recent aangemaakte Dossier (dit is het dossier dat dubbel is aangemaakt);
Kies [Voeg samen];
Zoek het dossier op dat moet blijven (dit is het oudere dossier wat al bestond en welke aangevuld moet worden met nieuwere gegevens);
Volg de instructies.
Na afloop is één van de dossiers verdwenen.
NB:
Als beveiliging kunnen Contactpersonen alleen worden samengevoegd als ze bij dezelfde Opdrachtgever staan.
Kies zonodig eerst [Koppelen....] om één contactpersoon aan dezelfde opdrachtgever te koppelen als de contactpersoon waarmee moet worden samengevoegd.
Samenvoegen is niet ongedaan te maken
Het is niet mogelijk om samengevoegde dossier achteraf weer uit elkaar te trekken.
Als onderdeel van het samenvoegen worden waarden in het overgebleven dossier overschreven met informatie uit het verdwenen dossier.
De oude waarden gaan daarbij verloren.
Verkeerde dossier lijkt verwijderd
Soms lijkt het dat het verkeerde dossier is verwijderd. Toch is de werking van Carerix correct.
Er kan verwarring ontstaan omdat het dossier dat gaat verdwijnen gegevens "geeft" aan het dossier dat overblijft.
Als voorbeeld twee Opdrachtgevers (het principe is voor elke entiteit gelijk):
Uitgangspunt
Opdrachtgever : 111
Naam: Jansen
Bezoekadres: Spui 11, Den Haag
Postadres niet ingevuld
Opdrachtgever 222
Naam: Jansens BV
Bezoekadres: niet ingevuld
Postadres: postbus 123, Den Haag
Acties
Ga naar 'Dossiers' | 'Opdrachtgever'
Kies opdrachtgever, 222: Janssen BV
Kies [Voeg samen]
Zoek op: opdrachtgever "Jansen", [Verder > ]
Je krijgt onderstaande instructie en kiest [Voltooien]:
U staat op het punt de volgende opdrachtgeverdossiers samen te voegen:
• Nummer 111 'Jansen' (dit dossier blijft bestaan)
• Nummer 222 'Janssen BV' (dit dossier verdwijnt).
Met 'Voltooien' verplaatst u de gegevens van 'Janssen BV' (dossier 222) naar 'Jansen' (dossier 111) als volgt:
• De velden als naam, adres, telefoonnummer etc. gaan van dossier 222 naar dossier 111.
De huidige gegevens in dossier 111 worden overschreven.
• De gekoppelde matches, plaatsingen, activiteiten en bijlagen blijven allemaal behouden.
Ze worden verplaatst van dossier 222 naar dossier 111.
• Het dossier 222 wordt verwijderd.
Afloop
Wanneer het samenvoegen is afgerond, is overgebleven:
Opdrachtgever: 111
Naam: Janssen BV.
Op het eerste gezicht lijkt dit niet correct. Immers: "Janssen BV" was de opdrachtgever die mocht verdwijnen.
Toch is dit wel het juiste gedrag:
Dossier 111 is inderdaad overgebleven
Dossier 222 is verdwenen, maar eerst zijn de gegevens, zoals naam, gebruikt om 111 te updaten.
Dit staat ook zo in de melding:
• De velden als naam, ... gaan van dossier 222 naar dossier 111. De huidige gegevens in dossier 111 worden overschreven.
Tweede voorbeeld, met toelichting
Hieronder een schets van een scenario, zoals samenvoegen bedoeld is:
Voorgeschiedenis
Kandidaat Jan Jansen meldt zich aan → Kandidaat nummer 1
Hij heeft geen telefoonnummer opgegeven, maar wel een e-mailadres: jan1@ergens.nl
Deze aanmelding is bevestigd met een mail waarin username en password genoemd staan.
Kandidaat Jan Janssen meldt zich een tweede keer aan: → Kandidaat nummer 2
Nu wel een telefoonnummer opgegeven, en de typefout in zijn naam hersteld (deze Janssen hoort met dubbel s)
er wordt een nieuwe bevestiging gestuurd met daarin een nieuwe username/password.
Samenvoegen
Je ziet de "nieuwe kandidaat" en heeft het idee deze eerder te zijn tegengekomen. Het startpunt is dus kandidaat 2
Kandidaat 1 staat al langer in het systeem, Hier is al wat mee gedaan, wellicht is ook het nummer gebruikt in interne communicatie.→ We behouden kandidaat nummer 1
Dossiers in een relatie (matches, opleidingen, bijlagen, etc.) zijn geen probleem: Deze voegen we gewoon aan kandidaat 1 toe → Dossiers worden omgehangen van nummer 2 naar nummer 1
Velden die bij kandidaat 1 blanco waren kunnen we gewoon invullen, velden die bij 2 blanco zijn slaan we over → Telefoonnummer van 2 wordt ingevuld bij 1
We willen de nieuwe inlognaam en wachtwoord gebruiken, zodat de kandidaat gebruik kan blijven maken van de gegevens in de meest recente bevestiging→ username/password gaat van 2 naar 1
Achternaam en andere gegevens: We gaan ervan uit dat de laatste aanmelding "de beste" is (Jansen is gecorrigeerd naar Janssen)→ Wanneer een veld bij 1 en 2 is ingevuld: overschrijf veld 1 met die van 2
Daarna is [2] niet meer relevant, en wordt verwijderd.
____
Labels : UD-1248