U heeft op uw website een algemeen e-mail adres vermeld. (bijvoorbeeld info@voorbeeld.nl). Nu wilt u dat meerdere gebruikers, naast hun eigen e-mail adres, verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van deze e-mails. U lost dit op door een alias of redirect in te stellen of een extra gebruiker aan te maken met het algemene e-mail adres.
Werkwijze
Een gebruiker is verantwoordelijk voor de verdeling van een algemeen e-mailadres (info@voorbeeld.nl)
Stel voor het algemene e-mail adres (bv. info@voorbeeld.nl) een redirect of alias in naar 1 gebruiker volgens dit artikel
Laat deze collega,waar nodig, berichten verdelen naar andere gebruikers door de verantwoordelijke van de e-mail te wijzigen; Wanneer u de verantwoordelijke wijzigt, verdwijnt de e-mail uit de e-mail box van deze gebruiker en komt te voorschijn bij de (nieuwe) verantwoordelijke.Tip: zet eerst de status op "ongelezen" en wijzig dan de verantwoordelijke: De gebruiker ziet het bericht dan weer als "ongelezen".
Bij afwezigheid van de gebruiker die de algemene e-mail ontvangt, lezen andere gebruikers de e-mail via het tabblad "alle ontvangen";
NB.Gebruik voor dit e-mailadres ophalen van e-mail via POP en laat daarbij geen kopie achter op de server. Bij het veranderen van status zal namelijk het bericht uit uw inbox verdwijnen. Als u een kopie achter laat op de server kan het zijn dat Carerix het bericht opnieuw binnen haalt omdat het bericht "nieuw" lijkt te zijn (het staat immers niet in uw inbox want u had het verplaatst naar een andere inbox).
Alle gebruikers verantwoordelijk voor inbox algemeen e-mail adres
De mail komt aan in één mailbox op de server
Maak een nieuwe gebruiker aan in Carerix (zie hiervoor ons artikel Gebruiker aanmaken);
Stel de e-mailinstellingen in zoals gebruikelijk met het algemene e-mail adres om de mailbox van de server uit te lezen ( meer informatie );
Laat de medewerkers met deze gegevens inloggen (in een apart browser venster) om de algemene e-mails te beantwoorden.
Tips
Stel een zoekregel in voor het tabblad "alle ontvangen" zodat collega's bij afwezigheid alleen de info@voorbeeld.nl zien. Stel de zoekregel als volgt in: "aan bevat info@voorbeeld.nl";
Maak een e-mail sjabloon met een vast afzender adres (info@voorbeeld.nl) voor gebruikers indien u van een Redirect gebruik maakt.
Stel statussen in voor e-mail om de workflow te optimaliseren (bijvoorbeeld om e-mails te verdelen tussen medewerkers, aan te geven welke afgehandeld/in behandeling zijn etc.);
Verplaats e-mails naar uw eigen inbox of die van een van uw collega's door de "verantwoordelijke" van de e-mail aan te passen.