U kunt vanuit Carerix mailings versturen. Soms bestaat daarbij de behoefte om te kijken of deze werkelijk is verzonden.
Globaal is de werkwijze voor het versturen van een mailing als volgt:
- U maakt een selectie van geadresseerden
- U kiest een email sjabloon
- U kiest "genereer email(s)"
- Er verschijnt een venstertje met een balkje dat volloopt.
- Wanneer het balkje "vol" staat verdwijnt het venstertje weer.
Interne werking
De emails zijn dan nog niet direct verzonden, dit zou te lang duren.
In plaats hiervan doet Carerix-systeem het volgende:
- Creeër een "bulkemail" activiteit met als onderwerp: "Verzend E-mails"Deze bevat de instructies om de mailing uit te voeren.
- Voor elke geadresseerde wordt een "Bulk email" activiteit aangemaakt met onderwerp: "Verzend E-mail".Deze kunt u terugvinden bij de "Systeemactiviteiten".
- Op de achtergrond worden deze activiteiten omgezet in de echte emails, met het onderwerp zoals opgegeven in het sjabloon.
Controle voortgang
Via "systeemactiviteiten" kunt u zien welke "bulkemail" activiteiten zijn aangemaakt:
- Direct na verzenden is het aantal bulkemail activiteiten gelijk aan het aantal geadresseerden.
- Naarmate meer berichten werkelijk zijn verzonden neemt dit aantal af
- In plaats hiervan komen er activiteiten met het onderwerp uit het sjabloon. Deze staan bij "alle verzonden" emails.
- Uiteindelijk staan alle emails bij "alle verzonden", dit aantal hoort dan gelijk te zijn aan het aantal geselecteerde aantal geadresseerden.
Tip: Bij aantallen groter dan 1000 is de schatting die bovenaan de lijst activiteiten staat niet nauwkeurig.
Om het precieze aantal te weten gebruikt u het document sjabloon Selectie telling dat u kunt vinden in de sjablonen-bibliotheek,
Mailing alsnog verzenden bij problemen
Indien er onverhoopt een probleem is waardoor de mailing niet volledig is verzonden, verzend u de mailing naar de resterende ontvangers als volgt:
Stap 1: Groep aanmaken
Maak eerst een groep aan in de tabellen:
- Ga naar "Onderhoud"
- Ga naar "Tabellen"
- Klik op [Nieuw];
- Vul de velden naar wens in;
- Klik op [Bewaren] om de groep op te slaan.
Stap 2: Selectie maken
De mailing is verzonden op basis van een zoekfilter. Dit zoekfilter past u nu weer toe:
- Ga naar de entiteit (kandidaten/contactpersonen) waar het bericht aan verzonden moet worden en gebruik dezelfde zoekregels om een selectie te maken (dezelfde selectie die u eerder hebt gemaakt);
- Doe nu Kies actie > voeg toe aan groep en kies de groep die u bij stap (1) heeft aangemaakt;U hebt nu de gehele reeks beoogde ontvangers in een groep.
Stap 3: Verwijder geadresseerden die de mail al ontvangen hebben
- Wis nu het zoekfilter en vervang deze door:Groep | is gelijk aan | de groep die u bij (stap 1) had gemaaktE-mail.onderwerp | is gelijk aan | "hier het exacte onderwerp van het bericht wat u wilde verzenden"U heeft nu de selectie die het bericht wel heeft ontvangen;
- Doe weer Kies actie > verwijder uit groep, en verwijder deze reeks uit de bij (1) gemaakte groep.
U heeft nu effectief de groep over die het bericht nog niet heeft ontvangen. Hier kunt u de mailing naar sturen door deze te richten aan de bij (1) aangemaakte groep.