Outil d'anonymisation - Activation et configuration
RGPD - Activation et configuration de l'outil d'anonymisation dans Carerix
Pourquoi l'outil d'anonymisation ?
Lorsqu'un candidat ou un contact ne consent plus au stockage de ses données personnelles, vous êtes tenu en vertu du RGPD (Règlement général sur la protection des données) de supprimer ou d'anonymiser ses informations. L'outil d'anonymisation de Carerix vous aide à le faire de manière sécurisée et structurée, en garantissant le respect du RGPD.
Configuration en 3 étapes
L'administrateur Carerix doit effectuer les étapes suivantes pour configurer l'outil d'anonymisation :
Étape 1 : Activer l'outil d'anonymisation
Allez à Maintenance → Paramètres → Outils RGPD et activez l'option "Outil d'anonymisation".
Remarque!
Ce paramètre n'est disponible que pour les administrateurs disposant de droits administratifs complets.
Étape 2 : Déterminez les champs à conserver ou supprimer
Après l'activation, une nouvelle page s'affiche sous Maintenance → Paramètres → Outils RGPD → Configuration de l'outil d'anonymisation.
Ici, vous pouvez configurer par entité (Candidat, Contact) quels :
Champs sont supprimés (ex : nom, e-mail, numéro de téléphone)
Champs sont conservés (ex : historique de placement, évaluations — pertinent pour l'archivage)
Cela vous donne un contrôle total sur ce qui est supprimé et ce qui est anonymisé.
Étape 3 : Configurer l'accès pour les autres rôles
Par défaut, l'anonymisation n'est disponible que pour les administrateurs. Vous souhaitez activer cette fonctionnalité pour d'autres rôles ? Allez à Maintenance → Rôles utilisateur et activez la permission "Utiliser l'outil d'anonymisation" pour ces rôles.
Disponibilité dans l'application
Une fois l'outil d'anonymisation activé et configuré, la fonctionnalité d'anonymisation est visible de deux façons :
1. Anonymiser des enregistrements individuels
Ouvrez un dossier de candidat ou de contact et cliquez sur le bouton "Anonymiser" dans leur enregistrement. Cela déclenche immédiatement le processus d'anonymisation pour cette personne.
2. Anonymisation en masse (plusieurs enregistrements à la fois)
Dans l'aperçu des candidats ou des contacts :
Sélectionnez plusieurs enregistrements que vous souhaitez anonymiser (cases à cocher sur la gauche)
Cliquez sur "Choisir une action"
Sélectionnez "Anonymiser le candidat" ou "Anonymiser le contact"
Confirmez l'action
Avertissement
L'anonymisation ne peut pas être annulée. Vérifiez soigneusement votre sélection avant de confirmer l'action.
Anonymisation automatique via déclencheurs
Vous pouvez automatiser l'anonymisation à l'aide de déclencheurs et de statuts RGPD :
Déclencheur 14 "RGPD Anonymiser": Anonymisation automatique lorsque la période de consentement a expiré
Déclencheur 55 "RGPD : e-mail d'anonymisation du candidat": Envoyer un e-mail à HR/propriétaire indiquant que l'anonymisation est en attente
Modèle d'e-mail 229 "RGPD : anonymiser le candidat": Notification aux parties concernées
Ces déclencheurs peuvent être configurés dans votre flux de travail RGPD afin que les candidats soient automatiquement marqués pour l'anonymisation lorsque leur période de consentement expire.
Statuts RGPD dans Carerix
Carerix utilise les statuts RGPD suivants :
Consentement accordé : Le candidat/contact a donné son consentement
Expiré : La période de consentement a expiré (standard : 1 an)
Pas de consentement : Le candidat/contact n'a pas donné son consentement ou l'a retiré
Anonymiser : Marque que cette personne doit/peut être anonymisée
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Plus d'informations sur le RGPD dans Carerix
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