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Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui est entré en vigueur en mai 2018, donne aux personnes des droits à la vie privée accrus et impose davantage de responsabilités aux organisations qui traitent les données personnelles. Pour les agences de recrutement et d'intérim, la conformité est essentielle et affecte la manière dont vous gérez les données relatives aux candidats, aux contacts et aux employés dans Carerix.
Comprendre le RGPD et vos obligations
Le RGPD établit des principes fondamentaux que chaque responsable du traitement doit respecter :
Base légale du traitement : Vous devez avoir une raison juridique de traiter les données personnelles — telle que le consentement explicite, un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime.
Gestion du consentement : Lorsque le consentement est votre base légale, vous devez documenter quand et comment il a été obtenu, et permettre aux personnes de retirer leur consentement à tout moment.
Droit à l'oubli : Les personnes concernées peuvent demander la suppression de leurs données personnelles lorsqu'il n'existe aucune base légale pour les conserver.
Minimisation des données : Collectez et conservez uniquement les données personnelles dont vous avez réellement besoin pour votre objectif spécifié.
Droits des personnes : Les personnes ont le droit d'accès, de rectification, de portabilité et d'opposition au traitement de leurs données.
Premiers pas : ressources externes
Utilisez ces ressources de confiance pour comprendre vos obligations en matière de RGPD
Étapes de mise en œuvre de la conformité RGPD dans votre organisation
Étape 1 : Cartographiez vos flux de données
Créez un inventaire complet de vos pratiques de collecte, de stockage et de partage des données. Documentez :
Catégories de données : Types de données personnelles que vous collectez
Base légale : Pourquoi vous collectez chaque type de données
Flux de données : D'où proviennent les données et combien de temps vous les conservez
Personnes concernées : Catégories de personnes dont vous traitez les données
Sous-traitants : Tiers qui traitent les données en votre nom
Étape 2 : Créez et publiez une déclaration de confidentialité
Publiez une déclaration de confidentialité claire qui informe les personnes concernées de la manière dont vous traitez leurs données personnelles. Incluez au minimum :
Qui vous êtes et comment vous contacter
Quelles données vous collectez et pourquoi (base légale)
Combien de temps vous conservez les données
Droits des personnes et comment les exercer
Procédures de retrait du consentement
Étape 3 : Mettez en place des procédures pour les droits des personnes
Établissez des flux de travail internes pour traiter les demandes des personnes qui souhaitent :
Accéder à leurs données
Rectifier leurs données
Supprimer leurs données
Recevoir leurs données en format portable
Retirer leur consentement
Étape 4 : Signez un contrat de traitement des données (DPA) avec Carerix
Puisque Carerix traite les données personnelles en votre nom, vous devez avoir un contrat de traitement des données signé. Ce contrat spécifie :
Quelles données Carerix traite et pour quels objectifs
Mesures de sécurité que Carerix met en œuvre
Comment Carerix soutient vos obligations en matière de RGPD
Arrangements avec les sous-traitants
Contactez helpdesk@carerix.com pour en demander un.
Outils de conformité RGPD intégrés dans Carerix
Gestion et suivi du consentement
Carerix suit le consentement pour le traitement des données personnelles avec des champs incluant :
État du consentement (donné, refusé, en attente)
Date du consentement
Date d'expiration du consentement
Type de consentement
Ces champs sont disponibles à la fois dans l'interface utilisateur Carerix et l'API REST. Vous pouvez filtrer et rechercher les enregistrements par état du consentement et date d'expiration.
💡 Conseil : Renouvellement automatique du consentement
Utilisez les déclencheurs et flux de travail Carerix pour envoyer automatiquement des e-mails de renouvellement du consentement lorsque le consentement est sur le point d'expirer.
Masquage des champs sensibles via les profils de configuration
Utilisez les profils de configuration pour masquer les champs de recherche sensibles aux utilisateurs qui n'en ont pas besoin.
Anonymisation des candidats et des placements
Lorsqu'une personne concernée demande la suppression, utilisez la fonction d'anonymisation de Carerix pour protéger sa vie privée tout en conservant vos pistes d'audit.
Comment fonctionne l'anonymisation
Lorsque vous anonymisez un candidat :
Les informations personnelles sont supprimées : Nom, e-mail, téléphone, adresse
Les enregistrements liés sont traités : Matchs et placements sont également anonymisés
Les documents sont supprimés : CV et autres fichiers sont supprimés
L'historique des communications est effacé : E-mails, notes et journaux sont purgés
Les champs de rapport sont conservés : Titre du poste, département, statut peuvent être conservés pour l'analyse
Configuration des attributs d'anonymisation
En tant qu'administrateur, vous pouvez spécifier quels attributs de candidats et de placements doivent être conservés à des fins de rapport :
Pour les candidats : Configurez quels champs (source, date de création, état d'embauche) à conserver
Pour les placements : Configurez quels champs (date de placement, département, statut) à conserver
Exportation de données pour les demandes de portabilité
Lorsqu'une personne concernée demande ses données dans un format portable, Carerix vous permet d'exporter les enregistrements des candidats et des contacts, y compris toutes les données personnelles et documents.
Datation des pièces jointes pour la gestion des délais de conservation
Les documents et pièces jointes dans Carerix sont automatiquement datés lors du téléchargement, vous permettant d'identifier et de supprimer les anciens fichiers.
Mise en place de flux de travail RGPD dans Carerix
Exemple 1 : Rappel de renouvellement du consentement automatique
Créez une tâche planifiée qui identifie les candidats dont le consentement expire dans 30 jours
Envoyez un e-mail de renouvellement du consentement à l'aide du modèle intégré Carerix
Enregistrez la réponse (oui/non) dans l'enregistrement du candidat automatiquement
Pour les candidats qui ne répondent pas, anonymisez ou supprimez leurs enregistrements
Exemple 2 : Anonymisation automatique à l'expiration du consentement
Configurez une règle métier : si le consentement a expiré, versez dans la file d'attente d'anonymisation
Exécutez une tâche d'anonymisation planifiée sur les candidats en attente
Générez un rapport des enregistrements anonymisés à des fins d'audit
Bonnes pratiques RGPD pour les utilisateurs Carerix
✓ Documentez tout
Conservez des dossiers sur quand et comment vous avez obtenu le consentement, quelle base légale soutient chaque type de traitement de données, et quand/pourquoi les données sont supprimées.
✓ Minimisez la collecte de données
Collectez uniquement les données personnelles dont vous avez vraiment besoin. Supprimez les champs des formulaires de candidats qui ne sont pas essentiels.
✓ Définissez des délais de conservation clairs
Définissez combien de temps vous conservez les données pour chaque objectif et documentez-le dans votre déclaration de confidentialité. Utilisez les fonctionnalités de planification Carerix pour nettoyer automatiquement les données.
✓ Testez vos flux de travail
Avant de mettre en ligne les flux de travail d'anonymisation ou de consentement automatisés, testez-les minutieusement pour vous assurer qu'ils fonctionnent comme prévu.
✓ Formez votre équipe
Assurez-vous que tous les utilisateurs qui traitent les données personnelles comprennent les principes du RGPD et les politiques de votre organisation.
Besoin d'aide ?
Si vous avez des questions sur la conformité au RGPD, sur la configuration des flux de travail de consentement, ou sur l'utilisation des fonctionnalités d'anonymisation, contactez notre équipe d'assistance :
Carerix & RGPD - Guide Complet | Dernière mise à jour : Juillet 2026