Travailler en conformité RGPD dans Carerix : Cet article décrit les étapes pratiques que vous (recruteur, chef d'équipe ou utilisateur de base) devez suivre pour garantir que vous gérez les candidats en conformité RGPD.
ℹ️ Pour qui est-ce ? Cet article s'adresse aux recruteurs, sourceurs, chefs d'équipe et personnel RH. Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez configurer les outils RGPD, consultez RGPD Informations pour les Administrateurs.
Flux de travail RGPD — Étape par étape
Vous travaillez en conformité RGPD en suivant ce flux de travail :
Ajouter un candidat : Enregistrer la source et demander le consentement
Remplir la date de consentement : Enregistrer le moment et la durée du consentement
Surveiller : Suivre les consentements expirés et prendre des mesures
Anonymiser ou renouveler : Agir à l'expiration
Étape 1 : Ajouter un candidat & Enregistrer la source
Que devez-vous faire ?
Lorsque vous ajoutez un candidat à Carerix (manuellement, via LinkedIn, via formulaire de candidature), assurez-vous :
La source est remplie : Où avez-vous trouvé ce candidat ? (LinkedIn, site d'emploi, base de données CV, recommandation, etc.)
Le statut du consentement est défini : "Pas encore demandé", "Oui" ou "Non"
La base légale choisie : Consentement, Intérêt légitime, etc. (l'administrateur détermine cela)
Exemple pratique
Scénario 1 : Sourcing LinkedIn
Vous trouvez un candidat sur LinkedIn et l'ajoutez
Source = "LinkedIn"
Statut = "Pas encore demandé" (vous n'avez pas encore demandé de consentement)
Base légale = "Consentement" (ou ce qu'a défini l'administrateur)
Scénario 2 : Formulaire de candidature
Le candidat remplit votre formulaire website avec une case "J'accepte"
Source = "Site Web" ou "Site de carrière"
Statut = "Oui" (automatiquement — le candidat a déjà consenti)
Base légale = remplie automatiquement (mappage administrateur)
💡 Conseil : Social Browser
Vous pouvez utiliser le plugin Social Browser pour rechercher LinkedIn sans photos. Cela aide au RGPD (moins de données biométriques) et prévient les biais. En savoir plus sur tous les outils.
Étape 2 : Date de consentement & Date d'expiration
Que devez-vous faire ?
Une fois que vous avez un candidat (ou obtenez son consentement), remplissez:
Date de consentement : Aujourd'hui (moment du consentement)
Période de rétention du consentement : Combien de temps pouvez-vous conserver ce candidat ? (2 ans, 5 ans, etc.)
Date d'expiration : Carerix calcule automatiquement (date + période)
Où remplissez-vous ceci ?
Candidat → onglet "Données de confidentialité" (s'il est activé par l'administrateur)
Vous verrez un panneau :
Données de confidentialité
📅 Date de consentement : [aujourd'hui rempli automatiquement]
📅 Période de rétention : [liste déroulante : 2 ans / 5 ans / etc.]
📅 Date d'expiration : [calculée automatiquement] ← Carerix fait le calcul !
✅ Statut du consentement : [Oui / Non / Pas encore demandé]
📋 Base légale : [Consentement / Intérêt légitime / etc.]
Exemple pratique Étape 2
Vous avez demandé le consentement au candidat LinkedIn par e-mail. Le candidat répond "Oui".
Ouvrir le dossier du candidat
Aller à l'onglet "Données de confidentialité"
Date de consentement = aujourd'hui (automatique)
Période de rétention = "2 ans" (vous sélectionnez)
Date d'expiration = "1er juillet 2028" (Carerix calcule : 2026 + 2 ans)
Statut du consentement = "Oui"
Terminé ! Ce candidat est maintenant enregistré en conformité RGPD
Étape 3 : Demander le consentement (via modèle d'e-mail)
Que devez-vous faire ?
Vous avez des candidats qui sont toujours "Pas encore demandé" ? Vous pouvez automatiquement demander le consentement par e-mail :
Comment envoyer un modèle ?
Ouvrir le candidat
Cliquez "Envoyer un e-mail" ou "Communication"
Sélectionnez le modèle : "RGPD - Demander le consentement" ou "RGPD - Demande de consentement"
Cliquez "Envoyer"
Que se passe-t-il alors ?
Le candidat reçoit un e-mail avec deux liens :
[Oui, conservez mes données] — Le statut devient automatiquement "Oui"
[Non, supprimez mes données] — Le statut devient automatiquement "Non" et l'anonymisation commence
Vous n'avez rien d'autre à faire — tout se passe automatiquement !
✅ Conseil Pro : Utilisez les modèles au lieu des e-mails manuels. Les modèles ont des liens automatiques "Oui/Non" ce qui met à jour automatiquement le statut.
Étape 4 : Surveiller — Consentements expirés
Que devez-vous faire ?
Vous devez vérifier régulièrement quels candidats vont bientôt expirer. Carerix vous aide avec des filtres et des rapports :
Méthode 1 : Utiliser les filtres
Dans l'aperçu des candidats :
Cliquez "Filtre" → "Date de consentement"
Sélectionnez : "Date d'expiration < 30 jours" (ou "< 7 jours" pour l'urgence)
Vous voyez tous les candidats ayant un consentement expirant
Méthode 2 : Rapports
Si vous souhaitez surveiller un groupe de candidats :
Allez à "Rapports" → "Candidat"
Trouvez un rapport : "Historique du consentement des candidats" ou "Statut RGPD"
Exporter en CSV
Partager avec votre équipe ou responsable conformité RGPD
Méthode 3 : Notification automatique (via déclencheur)
Si l'administrateur a configuré des déclencheurs automatiques, vous recevrez automatiquement une notification lorsque le consentement expire. Vérifiez votre e-mail ! 🔔
Exemple pratique Étape 4
Vous voulez savoir quels candidats expirent le mois prochain.
Allez à l'aperçu des candidats
Filtre : "Date d'expiration entre 15 août et 15 sept 2026"
Vous voyez : 47 candidats
Exporter en CSV
Envoyer un e-mail à ces candidats : "Voulez-vous que nous conservions votre CV ?"
Étape 5 : Action à l'expiration — Renouveler ou anonymiser
Que devez-vous faire ?
Quand le consentement expire, vous avez deux options :
Option 1 : Renouveler le consentement
Le candidat dit "Oui, gardez mes données plus longtemps"
Ouvrir le candidat
Aller à "Données de confidentialité"
Mettre à jour "Période de rétention" : par ex., "2 ans" → "5 ans"
La date d'expiration est automatiquement recalculée
Terminé ! Le candidat est en sécurité pour 5 autres années
Option 2 : Anonymiser (Supprimer les données)
Le candidat ne répond pas ou dit "Non"
Que se passe-t-il lors de l'anonymisation ?
Nom, prénom → supprimé
E-mail, téléphone → supprimé
Adresse, réseaux sociaux → supprimé
Notes → supprimé
MAIS CONSERVÉ : Historique des correspondances, durée du placement (pour les rapports)
Comment anonymisez-vous ?
Manuel (par candidat) :
Ouvrir le dossier du candidat
Aller à "Données de confidentialité"
Cliquez "Anonymiser le candidat"
Confirmez (⚠️ C'est irréversible !)
Le candidat est maintenant anonyme
Bulk (plusieurs à la fois) :
Si vous devez anonymiser de nombreux candidats :
Filtre : "Date d'expiration < aujourd'hui AND Statut = Non"
Sélectionnez tout (case à cocher)
Cliquez "Anonymisation en masse" (si disponible)
Confirmez
⚠️ Avertissement : L'anonymisation est permanente et irréversible ! Vérifiez toujours avant de cliquer. Nous recommandons : ENVOYER D'ABORD un e-mail de rappel avant d'anonymiser.
Exemple pratique Étape 5
Scénario 1 : Renouveler
Le candidat "Jean Dupont" expire le 1er août 2026
Vous envoyez un e-mail de rappel via le modèle
Jean répond : "Oui, je veux conserver mes données plus longtemps"
Ouvrir Jean → Données de confidentialité → Changer la période à "5 ans"
Date d'expiration = maintenant "1er août 2031"
✅ Jean reste dans le système pendant 5 autres années
Scénario 2 : Anonymiser
La candidature "Maria Lopez" expire le 15 septembre 2026
Vous envoyez un e-mail de rappel
Maria ne répond pas
1er octobre : la date d'expiration est passée
Ouvrir Maria → Données de confidentialité → Anonymiser
Maria est maintenant "Anonyme" → aucune donnée personnelle visible
✅ Conforme au RGPD
Questions fréquemment posées
Q : Combien de temps dois-je conserver le consentement ?
A : Cela est déterminé par votre administrateur avec votre équipe de conformité. Périodes courantes :
2 ans : Standard pour la plupart des recruteurs
5 ans : Pour une rétention plus longue (conseil, etc.)
7 ans : Si le candidat a été embauché (exigence légale)
Q : Et si j'oublie de remplir la "source" ?
A : Remplissez-la maintenant ! Ouvrir le candidat, ajouter la source. Cela aide plus tard lors du demandage du consentement ("Nous vous avons trouvé sur LinkedIn...").
Q : Et si le candidat répond à ma vacance sur LinkedIn ?
A : Alors :
Source = "LinkedIn"
Statut = "Pas encore demandé" (jusqu'à ce que le candidat réponde et consente)
Q : Et pour le formulaire de candidature sur mon site web ?
A : Parfait ! Si le formulaire a une case "J'accepte" :
Source = "Site Web" ou "Formulaire de candidature"
Statut = "Oui" (automatiquement — ils ont déjà consenti)
Période = ce que vous avez choisi lors de la configuration
Q : Puis-je anonymiser 100 candidats à la fois ?
A : Oui ! Utilisez des filtres, sélectionnez tous et choisissez l'anonymisation en masse (si disponible). Mais : Vérifiez toujours d'abord et envoyez un e-mail de rappel avant une action en masse !
Q : Puis-je simplement supprimer des candidats de la base de données ?
A : Non. Supprimer ≠ Anonymiser. L'anonymisation conserve l'intégrité des données (historique des correspondances, durée du placement) tout en supprimant les données personnelles. La suppression est irréversible et inutile pour le RGPD. Anonymisez toujours au lieu de supprimer.
Liste de contrôle RGPD pour l'utilisateur final
📋 Assurez-vous que vous :
☐ Remplissez la source lors de l'ajout d'un candidat
☐ Enregistrez la date du consentement et la période (onglet Données de confidentialité)
☐ Utilisez les modèles d'e-mail (pas manuels) pour les demandes de consentement
☐ Surveillez les consentements expirés mensuellement
☐ Renouvelez les candidats quand ils acceptent
☐ Anonymisez les candidats quand le consentement expire et qu'ils ne répondent pas
☐ NE JAMAIS simplement supprimer des candidats (anonymisez à la place)
☐ Vérifiez la piste d'audit (onglet Historique) si les auditeurs posent des questions
Tous les outils disponibles
Vous voulez savoir ce que font tous ces outils RGPD ? Lisez : RGPD - Outils Disponibles dans Carerix
Articles d'aide connexes
RGPD - Outils Disponibles dans Carerix — Aperçu de tous les 10 outils
Enregistrer le consentement du candidat — Détails sur l'onglet Données de confidentialité
Modèles d'e-mail - Liens Oui/Non Consentement — Comment fonctionnent les modèles
Outil Anonymisation - Activation et Configuration — Détails techniques
Rechercher & Filtrer par date de consentement — Exemples de filtres
Aperçu Mises à jour Date de consentement — Rapports
RGPD Informations pour les Administrateurs — Configuration (pour les admins)
RGPD Flows in Carerix — Workflows & automatisation
Carerix & RGPD - Guide complet — Aperçu total
Questions ?
Contactez notre équipe d'assistance à helpdesk@carerix.com pour toute question sur le travail en conformité RGPD dans Carerix. Nous serions heureux de vous aider !