Introductie

Het Dashboard 'Aflopende documenten' toont in één handig overzicht welke in Carerix opgeslagen documenten met een verloopdatum in de aankomende tijd zullen verlopen.

Installatie Dashboard

Het Dashboard is te installeren vanuit de 'Document sjablonen bibliotheek' en behoeft na installatie nog een paar inrichtingswerkzaamheden.

Werking van het Dashboard

Ga naar [Dashboards]
Kies het Dashboard 'Aflopende documenten'
Kies een periode;
Waar tussen de Verloopdatum van de vervallende documenten zich moet bevinden.
Kies voor welke Vestiging en welke Gebruiker je wilt filteren.
Klik op [Submit], het Dashboard wordt nu gegenereerd.

Werking van de documenten

Ga naar 'Dossier' | 'Kandidaten' of 'Dossier' | 'Plaatsingen'
Open één specifieke Kandidaat of Plaatsing
Ga naar de 'Bijlagen-tab'
Upload een document en geef het een type mee dat getoond kan worden op het Dashboard zoals een certificaat of en identiteitsbewijs bijvoorbeeld.
Ga naar de 'Admin-tab'
Ga naar blok 'Documenten'
Hier tonen de documenttypes met een vervaldatum.
Vul de Vervaldatum van het document en upload de desbetreffende bijlage.

Als het document aan de parameters van het Dashboard voldoet, zal deze tonen zodra je het Dashboard opent en filtert op de data in kwestie.

Inrichting dashboard

Het Dashboard 'Aflopende documenten' toont aflopende documenten die aan de volgende criteria voldoen:

De “Geldig t/m” datum valt binnen de “Van-tot” periode die op het Dashboard gekozen wordt
Het document valt onder de Verantwoordelijke en de Vestiging van degene die het Dashboard bekijkt
Het Document soort dat getoond wordt, heeft in de tabel 'document Kandidaat' en 'Document Plaatsing' bij de exportcode het woord 'EXPIREDDOCS' staan. Voeg deze code dus toe in het Tabel items
De Kandidaat of Plaatsing die getoond moet worden, heeft een groep aangevinkt waar de exportcode het woord 'EXPIREDDOCS' bevat.
Maak hiervoor een groep aan en plaats de code in het Tabel item

Filteropties

Hoewel de 'Van' en de 'Tot' opties altijd zichtbaar zullen zijn voor filteren, is het mogelijk om Vestigingen en Gebruikers wel of niet als filteropties aan te geven.

Ga naar 'Onderhoud' | 'Tabellen'
Tabel 'Attribuut gebruiker'

Hier worden twee vrije velden aangemaakt, te weten;

Verloopdocumenten alle vestigingen
In het codeveld vul je in; EXPIREDDOCSPERM:allagencies
Verloopdocumenten eigen vestiging
In het codeveld vul je in; EXPIREDDOCSPERM:agency

Let op: Als deze Tabellen niet aangemaakt worden, dan kan de Gebruiker alleen de verlopende documenten onder zijn eigen verantwoordelijkheid zien!

Document verlopen, maar toont niet in het Dashboard?

Indien het document een Verloopdatum heeft die in het verleden ligt, maar toch niet toont op het Dashboard onderzoek dan de volgende zaken en controleer de inrichting aan de hand van de uitleg 'Inrichting dashboard' in dit artikel;

Wellicht staat in het codeveld in het tabel 'document Kandidaat' en/of 'document Plaatsing' niet de benodigde code 'EXPIREDDOCS', voeg deze alsnog toe
Controleer of op de Kandidaat en/of de Plaatsing wel een vinkje is gezet in het aankruisvakje 'Verlopen documenten' bij de Groepen sectie op deze dossiers
Zie je daar geen aankruisvakje, voer dan de benodigde inrichting uit inzake het aanmaken van een groep op de Kandidaat en/of de Plaatsing via Tabellen zoals hierboven is beschreven
Een Gebruiker ziet alleen zijn/haar eigen documenten en wil ook documenten met een verlopen / aflopende termijn van collega's zien.
Zorg dan dat het inrichtingsgedeelte van 'Attribuut gebruiker' correct is ingesteld

Let op: De verlopende documenten zijn te vinden op de Admin-tab in het Kandidaten-dossier. Heeft de Gebruiker geen recht tot het zien van het Admin-dossier, dan is het ook niet mogelijk om Verlopende documenten te zien.
Deze valt te (de)activeren via de gebruikersrol(len).

Hetzelfde geldt voor Kandidaten-dossiers die op ‘Vertrouwelijk’ staan.
Deze worden op het Dashboard niet getoond.

Notificatie 'Verlopen documenten' via e-mail

Tevens bestaat er de mogelijkheid om op de verloopdatum van een document bij een Kandidaat en/of Plaatsing een notificatie via e-mail te ontvangen.
Zie hiervoor het artikel 'Notificatie Verlopen documenten'.

____
Labels: UD-2873