Er zijn verschillende methodes om een nieuwe taak te maken:
Via het + knopje naast "Taak" in het menu onder "Activiteiten". De taak is nu niet gekoppeld aan een dossier maar aan uzelf.
Via een dossier --> tab "Activiteiten". De taak wordt gekoppeld aan het dossier.
Via de knop "maak taak" in een e-mail. Van de e-mail wordt een taak gemaakt en is gekoppeld aan de e-mail en dossier.
U ziet de volgende velden:
Verantwoordelijke: Verander dit als er een taak voor iemand anders gemaakt moe worden.
Soort: Zet deze op taak, vink "Privé" aan indien andere gebruikers de taak mogen zien.
Status: De status van de taak. Deze wordt door een beheerder aangemaakt in de tabel "Status Taak".
Deadline en Tijd: Wanneer de taak voltooid moet zijn.
Waarschuwing: Een pop-up venster opent automatisch wanneer de deadline bijna is bereikt.
Herhaling: Herhaal de taak om de "x" dagen/ weken/ maanden.
Vervaldatum: De datum waarop de taak moet vervallen.
Type taak: Gemakkelijk om taken van elkaar te onderscheiden. Deze maakt de beheerder aan in de tabel "Type Taak".
Resultaat taak: Resultaat van de taak na gereed.
Urenraming: Hier vult u het aantal uur in dat u denkt bezig te zijn met deze taak.
Uren gerealiseerd: Hier vult u in hoeveel uur van de raming al is gerealiseerd of hoeveel uur het uitvoeren daadwerkelijk heeft gekost.
Onderwerp: Hier vult u het onderwerp van de taak in. Dit is een verplicht veld.
Bijlagen: Op dit tabblad voegt u bijlagen toe die relevant zijn voor de taak.
Inrichten
Voor deze werkwijze moet de Beheerder de volgende zaken inrichten:
Tabel 'Type taak'
Tabel 'Resultaat taak'
Tabel 'Status taak'
Trigger(s) instellen (bijvoorbeeld nav van Resultaat keuze)
Notificatie e-mailsjabloon maken: indien degene die de taak aanmaakt niet de verantwoordelijke wordt, stuurt deze een notificatie e-mail naar de verantwoordelijke van de taak