Spam wordt gedefinieerd als unsolicited bulk e-mail (UBE), oftewel: mail die in grote hoeveelheden (bulk) en ongevraagd (unsolicited) wordt verstuurd. Bulk e-mail is alleen ‘gevraagd’ als de ontvanger vooraf, expliciet en aantoonbaar toestemming heeft gegeven voor de verzending van de e-mail.

E-mail die ongevraagd en in bulk verstuurd is, is spam. E-mail die ongevraagd, maar niet in bulk verstuurd is, is immers normaal en geaccepteerd: denk bijvoorbeeld aan persoonlijk contact (een vraag die gesteld wordt naar aanleiding van iemands website). E-mail die in bulk verstuurd wordt, maar niet ongevraagd is, is normaal en geaccepteerd: daarbij gaat het om mailinglists en nieuwsbrieven waarvoor de ontvanger zich heeft opgegeven.

Bedenk echter wel dat ‘ongevraagd’ niet hetzelfde is als ongewenst. Zo kan een ongevraagde e-mail over een spelfout op de website van de ontvanger zeer gewenst zijn; maar de per e-mail verstuurde factuur voor overschrijding van dataverkeer op diezelfde website weliswaar gevraagd, maar ongewenst vanwege de inhoud. Bij het bepalen of een bericht spam is speelt de inhoud dan ook geen rol. “It’s about consent, not about content” is een in dit kader op internet veel gebruikte term: “Het gaat om toestemming, niet om inhoud”.

Aan beide voorwaarden (bulk en ongevraagd) dient voldaan te zijn om de term ‘spam’ van toepassing te laten zijn. Ook gevraagde e-mail kan ongewenst worden, en onderdeel van een verantwoordelijk bulk-e-mail beleid is dan ook dat de ontvanger te allen tijde de verleende toestemming weer in kan trekken. Ook voor een goed doel mag je niet spammen, want spam blijft spam. De één kan het namelijk een goed doel vinden, terwijl een ander het daar absoluut niet mee eens is.

Dit principe heet confirmed opt-in. 

Elke andere manier van bulk mail (opt-out./ opt-in) is binnen ons netwerk niet toegestaan en heet dus spam. Eigenaren van e-mail adressen moeten dus expliciet en aantoonbaar toestemming geven voor het ontvangen van e-mail van een mailinglist. Wordt deze toestemming niet gegeven, zijn de te ontvangen e-mails van de mailinglist op te vatten als spam.

Hoe geeft een eigenaar van een e-mail adres expliciet toestemming voor het ontvangen van e-mails via een mailinglist? Dat is te verifiëren door gebruik te maken van confirmed opt-in. Als een eigenaar van een e-mail adres zich aanmeldt voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief dan krijgt deze eigenaar een verzoek tot bevestiging hierover opgestuurd. Pas op het moment dat de eigenaar van het betreffende e-mail adres de aanmelding bevestigt, geeft hij expliciet toestemming voor het ontvangen van e-mails via die mailinglist.

Zoals hierboven aangegeven is het in ons netwerk dus verplicht om via confirmed opt-in te werken. Indien wij klachten ontvangen over spam in ons netwerk, ontvangt de spammer hooguit één waarschuwing, die direct opgevolgd dient te worden. Bij herhaling wordt de dienst afgesloten. Indien de spammer een “bekende” is, wordt de dienst zonder waarschuwing direct afgesloten.

Overigens beoordelen wij of de spam-klacht terecht is of niet. Aangezien het verplicht is via confirmed opt-in te werken, kunnen wij u vragen naar de bevestiging van de klagende partij. Als u deze bevestiging niet kunt overleggen, beschouwen wij het als spam.

De reden dat wij slechts hooguit één waarschuwing geven aan een spammer voordat de dienst wordt afgesloten is, omdat wij in zogenaamde blacklists kunnen komen, waardoor het voor onze klanten niet meer mogelijk is om e-mail af te leveren bij bepaalde providers. Door deze blacklist kunnen wij onze dienstverlening helaas niet optimaal houden. Hier waken wij dus voor! Wij zijn van mening dat een spammer ons netwerk en onze naam niet in gevaar mag brengen.