Anonymisierungstool - Aktivierung und Konfiguration

DSGVO - Aktivierung und Konfiguration des Anonymisierungstools in Carerix

Warum das Anonymisierungstool?

Wenn ein Kandidat oder Kontakt nicht mehr zustimmt, dass seine personenbezogenen Daten gespeichert werden, sind Sie gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verpflichtet, diese Informationen zu löschen oder zu anonymisieren. Das Anonymisierungstool in Carerix hilft Ihnen, dies auf sichere und strukturierte Weise zu tun, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Einrichtung und Konfiguration in 3 Schritten

Der Carerix-Administrator muss folgende Schritte ausführen, um das Anonymisierungstool zu konfigurieren:

Schritt 1: Anonymisierungstool aktivieren

Gehen Sie zu Verwaltung → Einstellungen → DSGVO-Tools und aktivieren Sie die Option "Anonymisierungstool".

Hinweis

Diese Einstellung ist nur für Administratoren mit vollständigen Administratorrechten verfügbar.

Schritt 2: Bestimmen Sie, welche Felder beibehalten oder gelöscht werden sollen

Nach der Aktivierung wird eine neue Seite unter Verwaltung → Einstellungen → DSGVO-Tools → Konfiguration des Anonymisierungstools angezeigt.

Hier können Sie pro Entität (Kandidat, Kontakt) konfigurieren, welche:

Felder gelöscht werden (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer)
Felder beibehalten werden (z. B. Vermittlungshistorie, Bewertungen — relevant für die Archivierung)

Dies gibt Ihnen volle Kontrolle über das, was entfernt wird und was anonymisiert wird.

Schritt 3: Zugriff für andere Rollen konfigurieren

Standardmäßig ist die Anonymisierung nur für Administratoren verfügbar. Möchten Sie diese Funktion auch für andere Rollen aktivieren? Gehen Sie zu Verwaltung → Benutzerrollen und aktivieren Sie die Berechtigung "Anonymisierungstool verwenden" für diese Rollen.

Verfügbarkeit in der Anwendung

Sobald das Anonymisierungstool aktiviert und konfiguriert ist, ist die Anonymisierungsfunktion auf zwei Arten sichtbar:

1. Einzelne Datensätze anonymisieren

Öffnen Sie eine Kandidaten- oder Kontaktdatei und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anonymisieren" in deren Datensatz. Dies löst sofort den Anonymisierungsprozess für diese Person aus.

2. Anonymisierung in Massen (mehrere Datensätze auf einmal)

In der Kandidaten- oder Kontaktübersicht:

Wählen Sie mehrere Datensätze aus, die Sie anonymisieren möchten (Kontrollkästchen links)
Klicken Sie auf "Aktion wählen"
Wählen Sie "Kandidat anonymisieren" oder "Kontakt anonymisieren"
Bestätigen Sie die Aktion

Warnung

Eine Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, bevor Sie die Aktion bestätigen.

Automatische Anonymisierung über Trigger

Sie können die Anonymisierung mit Triggern und DSGVO-Status automatisieren:

Trigger 14 "DSGVO Anonymisieren": Automatische Anonymisierung, wenn die Einwilligungsfrist abgelaufen ist
Trigger 55 "DSGVO: Kandidat anonymisieren E-Mail": E-Mail an HR/Eigentümer senden, dass Anonymisierung ansteht
E-Mail-Vorlage 229 "DSGVO: Kandidat anonymisieren": Benachrichtigung an relevante Parteien

Diese Trigger können in Ihrem DSGVO-Workflow konfiguriert werden, damit Kandidaten automatisch zur Anonymisierung gekennzeichnet werden, wenn ihre Einwilligungsfrist abläuft.

DSGVO-Status in Carerix

Carerix verwendet die folgenden DSGVO-Status:

Einwilligung erteilt: Kandidat/Kontakt hat zugestimmt
Abgelaufen: Einwilligungsfrist ist abgelaufen (Standard: 1 Jahr)
Keine Einwilligung: Kandidat/Kontakt hat nicht zugestimmt oder hat die Zustimmung widerrufen
Anonymisieren: Kennzeichnet, dass diese Person anonymisiert werden sollte/kann

Aktivierung des Anonymisierungstools