Zum Hauptinhalt springen

DSGVO-konform in Carerix arbeiten

Praktischer Leitfaden für Recruiter und Endbenutzer - So arbeiten Sie DSGVO-konform in Carerix

DSGVO-konform in Carerix arbeiten: Dieser Artikel beschreibt die praktischen Schritte, die Sie (Recruiter, Team Lead oder Standardbenutzer) unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass Sie Kandidaten DSGVO-konform verwalten.

ℹ️ Für wen ist das? Dieser Artikel ist für Recruiter, Sourcers, Team Leads und HR-Mitarbeiter. Wenn Sie ein Administrator sind, der DSGVO-Tools einrichten möchte, siehe DSGVO Informationen für Administratoren.

DSGVO-Workflow — Schritt für Schritt

Sie arbeiten DSGVO-konform, indem Sie diesem Workflow folgen:

  1. Kandidaten hinzufügen: Quelle registrieren und Einwilligung anfordern

  2. Einwilligungsdatum ausfüllen: Zeitpunkt und Dauer der Einwilligung festlegen

  3. Überwachen: Ablaufende Einwilligungen verfolgen und Maßnahmen ergreifen

  4. Anonymisieren oder erneuern: Maßnahmen beim Ablauf

Schritt 1: Kandidaten hinzufügen & Quelle registrieren

Was müssen Sie tun?

Wenn Sie einen Kandidaten in Carerix hinzufügen (manuell, über LinkedIn, über Bewerbungsformular), stellen Sie sicher, dass:

  • Quelle ausgefüllt: Wo haben Sie diesen Kandidaten gefunden? (LinkedIn, Job Board, CV-Datenbank, Referral, etc.)

  • Einwilligungsstatus gesetzt: "Noch nicht gefragt", "Ja" oder "Nein"

  • Rechtsgrundlage gewählt: Einwilligung, berechtigtes Interesse, etc. (Administrator legt dies fest)

Praktisches Beispiel

Szenario 1: LinkedIn-Sourcing

  • Sie finden Kandidaten auf LinkedIn und fügen sie hinzu

  • Quelle = "LinkedIn"

  • Status = "Noch nicht gefragt" (Sie haben noch keine Einwilligung angefordert)

  • Rechtsgrundlage = "Einwilligung" (oder was Administrator gesetzt hat)

Szenario 2: Bewerbungsformular

  • Kandidaten füllen Ihr Website-Formular mit Kontrollkästchen "Ich stimme zu" aus

  • Quelle = "Website" oder "Karriereseite"

  • Status = "Ja" (automatisch — Kandidat hat bereits zugestimmt)

  • Rechtsgrundlage = automatisch ausgefüllt (Administrator-Zuordnung)

💡 Tipp: Social Browser

Sie können das Social Browser Plugin verwenden, um LinkedIn ohne Fotos zu durchsuchen. Dies hilft bei DSGVO (weniger biometrische Daten) und verhindert Voreingenommenheit. Erfahren Sie mehr über alle Tools.

Schritt 2: Einwilligungsdatum & Ablaufdatum

Was müssen Sie tun?

Sobald Sie einen Kandidaten haben (oder Einwilligung erhalten), füllen Sie Folgendes aus:

  • Einwilligungsdatum: Heute (Zeitpunkt der Einwilligung)

  • Aufbewahrungsfrist für Einwilligung: Wie lange können Sie diesen Kandidaten behalten? (2 Jahre, 5 Jahre, etc.)

  • Ablaufdatum: Carerix berechnet automatisch (Datum + Frist)

Wo füllen Sie das aus?

Kandidaten → "Datenschutzdaten" tab (falls vom Administrator aktiviert)

Sie sehen eine Bedienoberfläche:

Datenschutzdaten

  • 📅 Einwilligungsdatum: [heute automatisch ausgefüllt]

  • 📅 Aufbewahrungsfrist: [Dropdown: 2 Jahre / 5 Jahre / etc.]

  • 📅 Ablaufdatum: [automatisch berechnet] ← Carerix rechnet für Sie!

  • ✅ Einwilligungsstatus: [Ja / Nein / Noch nicht gefragt]

  • 📋 Rechtsgrundlage: [Einwilligung / Berechtigtes Interesse / etc.]

Praktisches Beispiel Schritt 2

Sie haben Einwilligung von LinkedIn-Kandidaten per E-Mail angefordert. Kandidat antwortet "Ja".

  1. Kandidaten-Datensatz öffnen

  2. Gehen Sie zur Registerkarte "Datenschutzdaten"

  3. Einwilligungsdatum = heute (automatisch)

  4. Aufbewahrungsfrist = "2 Jahre" (Sie wählen)

  5. Ablaufdatum = "1. Juli 2028" (Carerix rechnet: 2026 + 2 Jahre)

  6. Einwilligungsstatus = "Ja"

  7. Fertig! Dieser Kandidat ist nun DSGVO-konform registriert

Schritt 3: Einwilligung anfordern (via E-Mail-Vorlage)

Was müssen Sie tun?

Haben Sie Kandidaten, die immer noch "Noch nicht gefragt" sind? Sie können automatisch Einwilligung per E-Mail anfordern:

Wie senden Sie eine Vorlage?

  1. Kandidaten öffnen

  2. Klicken Sie "E-Mail senden" oder "Kommunikation"

  3. Wählen Sie Vorlage: "DSGVO - Einwilligung anfordern" oder "DSGVO - Einwilligung bitten"

  4. Klicken Sie "Senden"

Was passiert dann?

Kandidat erhält E-Mail mit zwei Links:

  • [Ja, meine Daten speichern] — Status wird automatisch "Ja"

  • [Nein, meine Daten löschen] — Status wird automatisch "Nein" und Anonymisierung startet

Sie müssen nichts mehr tun — alles geschieht automatisch!

✅ Profi-Tipp: Verwenden Sie Vorlagen statt manueller E-Mails. Vorlagen haben automatische "Ja/Nein"-Links, sodass der Status automatisch aktualisiert wird.

Schritt 4: Überwachen — Ablaufende Einwilligungen

Was müssen Sie tun?

Sie müssen regelmäßig überprüfen, welche Kandidaten bald ablaufen. Carerix hilft Ihnen mit Filtern und Berichten:

Methode 1: Filter verwenden

In der Kandidaten-Übersicht:

  1. Klicken Sie "Filter" → "Einwilligungsdatum"

  2. Wählen Sie: "Ablaufdatum < 30 Tage" (oder "< 7 Tage" für Dringlichkeit)

  3. Sie sehen alle Kandidaten mit ablaufender Einwilligung

Methode 2: Berichterstattung

Wenn Sie eine Gruppe von Kandidaten überwachen möchten:

  1. Gehen Sie zu "Berichterstattung" → "Kandidat"

  2. Suchen Sie Bericht: "Kandidaten-Einwilligungsverlauf" oder "DSGVO-Status"

  3. In CSV exportieren

  4. Mit Ihrem Team oder DSGVO-Compliance-Beauftragten teilen

Methode 3: Automatische Benachrichtigung (via Trigger)

Wenn Administrator Auto-Trigger eingerichtet hat, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung, wenn Einwilligung abläuft. Checken Sie Ihre E-Mail! 🔔

Praktisches Beispiel Schritt 4

Sie möchten wissen, welche Kandidaten nächsten Monat ablaufen.

  1. Gehen Sie zur Kandidaten-Übersicht

  2. Filter: "Ablaufdatum zwischen 15. Aug und 15. Sept 2026"

  3. Sie sehen: 47 Kandidaten

  4. In CSV exportieren

  5. E-Mail an diese Kandidaten senden: "Möchtet ihr, dass wir eure Lebensläufe behalten?"

Schritt 5: Aktion beim Ablauf — Erneuern oder Anonymisieren

Was müssen Sie tun?

Wenn Einwilligung abläuft, haben Sie zwei Optionen:

Option 1: Einwilligung Erneuern

Kandidat sagt "Ja, behalten Sie meine Daten länger"

  1. Kandidaten öffnen

  2. Gehen Sie zu "Datenschutzdaten"

  3. Update "Aufbewahrungsfrist": z.B. "2 Jahre" → "5 Jahre"

  4. Ablaufdatum wird automatisch neu berechnet

  5. Fertig! Kandidat ist weitere 5 Jahre sicher

Option 2: Anonymisieren (Daten löschen)

Kandidat antwortet nicht oder sagt "Nein"

Was passiert bei der Anonymisierung?

  • Name, Vorname → gelöscht

  • E-Mail, Telefon → gelöscht

  • Adresse, soziale Medien → gelöscht

  • Notizen → gelöscht

  • ABER BEIBEHALTEN: Match-Verlauf, Platzierungsdauer (für Berichterstattung)

Wie anonymisieren Sie?

Manuell (pro Kandidat):

  1. Kandidaten-Datensatz öffnen

  2. Gehen Sie zu "Datenschutzdaten"

  3. Klicken Sie "Kandidaten anonymisieren"

  4. Bestätigen Sie (⚠️ Dies ist unwiderruflich!)

  5. Kandidat ist nun anonym

Massen (mehrere gleichzeitig):

Wenn Sie viele Kandidaten anonymisieren müssen:

  1. Filter: "Ablaufdatum < heute AND Status = Nein"

  2. Alle auswählen (Kontrollkästchen)

  3. Klicken Sie "Massen-Anonymisieren" (falls verfügbar)

  4. Bestätigen Sie

⚠️ Warnung: Anonymisierung ist permanent und unwiderruflich! Überprüfen Sie immer vorher. Wir empfehlen: Senden Sie ZUERST eine Erinnerungs-E-Mail, bevor Sie anonymisieren.

Praktisches Beispiel Schritt 5

Szenario 1: Erneuern

  1. Kandidat "Hans Schmidt" läuft am 1. August 2026 ab

  2. Sie senden Erinnerungs-E-Mail via Vorlage

  3. Hans antwortet: "Ja, ich möchte meine Daten länger behalten"

  4. Hans öffnen → Datenschutzdaten → Frist auf "5 Jahre" ändern

  5. Ablaufdatum = nun "1. August 2031"

  6. ✅ Hans bleibt weitere 5 Jahre im System

Szenario 2: Anonymisieren

  1. Kandidat "Maria Garcia" läuft am 15. September 2026 ab

  2. Sie senden Erinnerungs-E-Mail

  3. Maria antwortet nicht

  4. 1. Oktober: Ablaufdatum hat passiert

  5. Maria öffnen → Datenschutzdaten → Anonymisieren

  6. Maria ist nun "Anonym" → keine personenbezogenen Daten sichtbar

  7. ✅ DSGVO-konform

Häufig gestellte Fragen

F: Wie lange sollte ich Einwilligung behalten?

A: Dies wird von Ihrem Administrator zusammen mit Ihrem Compliance-Team bestimmt. Häufige Fristen:

  • 2 Jahre: Standard für die meisten Recruiter

  • 5 Jahre: Für längere Aufbewahrung (Beratung, etc.)

  • 7 Jahre: Wenn Kandidat eingestellt wurde (rechtliche Anforderung)

F: Was wenn ich vergessen habe, die "Quelle" auszufüllen?

A: Füllen Sie es jetzt aus! Kandidaten öffnen, Quelle hinzufügen. Dies hilft später bei Einwilligungsfragen ("Wir haben Sie auf LinkedIn gefunden...").

F: Was wenn Kandidat auf meine Vakanz auf LinkedIn antwortet?

A: Dann:

  • Quelle = "LinkedIn"

  • Status = "Noch nicht gefragt" (bis Kandidat antwortet und zustimmt)

F: Was ist mit Bewerbungsformular auf meiner Website?

A: Perfekt! Wenn das Formular ein Kontrollkästchen "Ich stimme zu" hat:

  • Quelle = "Website" oder "Bewerbungsformular"

  • Status = "Ja" (automatisch — sie haben bereits zugestimmt)

  • Frist = was Sie bei der Einrichtung gewählt haben

F: Kann ich 100 Kandidaten auf einmal anonymisieren?

A: Ja! Verwenden Sie Filter, wählen Sie alle und wählen Sie Massen-Anonymisierung (falls verfügbar). Aber: Überprüfen Sie immer vorher und senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail vor Massen-Aktion!

F: Kann ich Kandidaten einfach aus der Datenbank löschen?

A: Nein. Löschen ≠ Anonymisieren. Anonymisierung behält Datenintegrität (Match-Verlauf, Platzierungsdauer) bei, während personenbezogene Daten entfernt werden. Löschen ist unwiderruflich und für DSGVO nicht erforderlich. Anonymisieren Sie immer statt zu löschen.

Endbenutzer DSGVO-Checkliste

📋 Stellen Sie sicher, dass Sie:

☐ Quelle ausfüllen, wenn Sie einen Kandidaten hinzufügen

☐ Einwilligungsdatum und Frist registrieren (Datenschutzdaten tab)

☐ E-Mail-Vorlagen verwenden (nicht manuell) für Einwilligungsanfragen

☐ Monatlich ablaufende Einwilligungen überwachen

☐ Kandidaten erneuern, wenn sie zustimmen

☐ Kandidaten anonymisieren, wenn Einwilligung abläuft und sie nicht reagieren

☐ NIEMALS Kandidaten einfach löschen (stattdessen anonymisieren)

☐ Audit Trail überprüfen (Historicus tab), wenn Auditer Fragen stellen

Alle verfügbaren Tools

Möchten Sie wissen, was alle diese DSGVO-Tools tun? Lesen Sie: DSGVO - Verfügbare Tools in Carerix

Verwandte Hilfe-Artikel

Fragen?

Kontaktieren Sie unser Support-Team unter helpdesk@carerix.com mit Fragen zum DSGVO-konformen Arbeiten in Carerix. Wir helfen Ihnen gerne!

Verwandte Artikel
Hat dies deine Frage beantwortet?