Bevor Sie beginnen: Haben Sie Ihre DSGVO-Strategie festgelegt? Ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt? Wissen Sie, welche automatisierten Maßnahmen Sie in Ihren DSGVO-Prozess integrieren möchten? Dann ist es Zeit, Ihre Prozesse in Carerix einzurichten. Dieses Handbuch zeigt Ihnen moderne, skalierbare Workflows, die 2026 verfügbar sind.
Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen verwalten
Ein erster Schritt zur DSGVO-Compliance ist die klare Dokumentation der Rechtsgrundlage, auf der Sie personenbezogene Kandidatendaten verarbeiten. Carerix macht dies intuitiv einfach.
Verfügbare Rechtsgrundlagen in Carerix
Rechtliche Verpflichtung: Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Daten zu speichern (z. B. Finanzbehörde, Sozialversicherung)
Vertragserfüllung: Daten erforderlich zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags oder einer Dienstleistung
Berechtigtes Interesse: Sie haben ein legitimes Geschäftsinteresse an der Verarbeitung (z. B. Recruiting-Pipeline-Management)
Einwilligung: Der Kandidat hat der Verarbeitung explizit zugestimmt
Keine Einwilligung: Für Kandidaten, die nicht zugestimmt haben (z. B. LinkedIn-Scraping, indirekter Kontakt)
Aufbewahrungsfristen konfigurieren
Jede Rechtsgrundlage hat eine zugeordnete Aufbewahrungsfrist — die Dauer, für die Sie Daten speichern dürfen. Dies ist entscheidend für die DSGVO-Compliance:
Kandidat gibt Einwilligung: 2 Jahre (zu Recruiting-Zwecken)
Nach Einstellung: Rechtsgrundlage ändert sich zu Vertragserfüllung (Dauer des Arbeitsvertrags)
Nach Beschäftigungsende: kann sich zu Rechtliche Verpflichtung ändern (z. B. 7 Jahre für Steuerzwecke)
ℹ️ Wichtig: Carerix berechnet automatisch Ablaufdaten basierend auf konfigurierten Aufbewahrungsfristen. Stellen Sie sicher, dass die Fristen korrekt eingegeben sind, um Fehlalarme bei der Überwachung zu vermeiden.
Einwilligung erfassen und nachverfolgen
Direkte Einwilligung über Bewerbungsformular
Kandidaten können beim Bewerben direkt Einwilligung geben. Dies ist die bevorzugte Methode für DSGVO-Compliance.
Schritt 1: Datenschutzerklärung auf Ihrer Website veröffentlichen
Schritt 2: Kontrollkästchen zum Bewerbungsformular hinzufügen: "Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme der Verarbeitung meiner Daten zu"
Schritt 3: Web-Builder oder REST API integriert das Feld mit Carerix
Schritt 4: Carerix speichert automatisch das Datum und den Status im Kandidatendatensatz
Indirekte Einwilligung — Anfrage per E-Mail
Wenn Sie einen Kandidaten auf LinkedIn, Monster usw. gefunden haben, müssen Sie ihn zuerst informieren und um Einwilligung bitten. So geht's:
Senden Sie eine E-Mail mit der Vorlage "Anfrage Einwilligung (DSGVO)" (verfügbar in der Carerix E-Mail-Bibliothek)
Diese Vorlage enthält Ja-/Nein-Links, die direkt in Carerix zurückfließen
Carerix speichert automatisch:
Einwilligungsstatus (Ja/Nein)
Antwortdatum
Rechtsgrundlage (ändert sich zu "Einwilligung", wenn Ja)
Ablaufdatum (berechnet aus Aufbewahrungsfrist)
💡 Praktischer Tipp: Erstellen Sie mehrere Varianten der Einwilligungsmails. Eine für "kürzliche Kontakte" (vor 2-3 Monaten), eine für "abgelaufene Kontakte" (über 1 Jahr), eine für "häufig gematched" Kandidaten. Personalisierung verbessert Antwortquoten und Compliance-Dokumentation.
Einwilligung nachverfolgen — Bericht Kandidaten-Einwilligungsverlauf
Ein neuer Bericht gibt Ihnen direkte Sicht auf alle Einwilligungsstatus. Dieser Bericht zeigt:
Alle Kandidaten mit ihrem Einwilligungsstatus
Datum, an dem Einwilligung erteilt/verweigert wurde
Ablaufdatum der Rechtsgrundlage
Monate bis zum Ablauf
In CSV exportieren zur Massenverarbeitung
Automatisierung mit Triggern
Was sind Trigger?
Trigger sind automatisierte Aktionen, die ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie sind essentiell für skalierbare DSGVO-Compliance.
Beispiel: Erinnerung Einwilligungserneuerung
IF (Bedingung): "Einwilligung läuft in 30 Tagen ab"
THEN (Aktion): "Automatisch E-Mail 'Anfrage Einwilligungserneuerung (DSGVO)' senden"
So funktioniert es:
Trigger prüft täglich alle Kandidaten
Filtert diejenigen, die in 30 Tagen ablaufen
Sendet persönliche Erinnerungsmails
Markiert Kandidaten als "Erinnerung gesendet", um Duplikate zu vermeiden
Beispiel: Automatische Statusänderung bei Einstellung
IF: "Placement-Status = Genehmigt" (Kandidat eingestellt)
THEN: "Rechtsgrundlage zu 'Vertragserfüllung' ändern; Aufbewahrungsfrist auf Beschäftigungsdauer aktualisieren"
Dies stellt sicher, dass Ihr DSGVO-Status automatisch mit dem Beschäftigungsstatus übereinstimmt.
Beispiel: Anonymisierung bei Ablauf aktivieren
IF: "Rechtsgrundlage abgelaufen" + "Kein Kontakt seit 3 Monaten"
THEN: "Kandidaten zu 'Anonymisierungs-Warteschlange' hinzufügen"
Ein Administrator kann dann wöchentlich die Massenanonymisierung für alle Kandidaten in der Warteschlange durchführen.
ℹ️ Wichtig: Testen Sie Trigger zuerst auf einer kleinen Gruppe, bevor Sie sie site-weit einsetzen. Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Vorlagen angemessen sind und Erinnerungs-Links tatsächlich in Carerix zurückfließen.
Überwachung und Berichterstattung
Filter in Kandidatenliste
Carerix bietet drei kritische Filter für DSGVO-Überwachung in der Kandidatenlisten-Ansicht:
"Rechtsgrundlage läuft ab": Kandidaten filtern, die an einem bestimmten Datum ablaufen. Schnell sehen, welche Maßnahmen erforderlich sind.
"Rechtsgrundlage": Kandidaten nach ihrer aktuellen Rechtsgrundlage filtern. Nützlich, um zu sehen, wie viele Kandidaten auf "Einwilligung" vs. "Rechtliche Verpflichtung" basieren.
"Keine Einwilligung": Kandidaten aus indirekten Quellen, die noch keine Einwilligung erteilt haben
Anzeige in Kandidaten-/Match-Datensatz
Oben in jedem Kandidaten- und Match-Datensatz sehen Sie auf einen Blick:
Aktuelle Rechtsgrundlage (farbcodiert: grün = gültig, orange = läuft bald ab, rot = abgelaufen)
Ablaufdatum
Tage bis Ablauf
Schaltfläche "Einwilligung erneuern" für sofortige Maßnahmen
Anonymisierung und Löschung
Wann anonymisieren?
Anonymisierung ist die DSGVO-konforme Methode, um personenbezogene Daten zu löschen und gleichzeitig historische Aufzeichnungen zu bewahren:
Keine gültige Rechtsgrundlage mehr: Grundlage abgelaufen und Kandidat reagierte nicht auf Erneuerungsanfragen
Recht auf Vergessenwerden: Kandidat fordert explizit Löschung an ("Löschen Sie meine Daten")
Opt-out: Kandidat sagt "Stoppen Sie mein Matching"
Was wird anonymisiert?
Gelöscht: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, alle persönlichen Felder
Gelöscht: Lebensläufe, Anhänge und alle Dokumente
Gelöscht: E-Mail-Kommunikation und Notizen
Beibehalten: Historische Daten (Matches, Placement-Status, Arbeitgeber, Beschäftigungsdauer)
Beibehalten: Berichterstattungsdaten (Statistiken, Trends, Analysen)
Wie anonymisieren?
Option 1: Manuell pro Kandidat
Kandidatendatensatz öffnen → "Anonymisieren" klicken
Aktion bestätigen (irreversibel!)
Ideal für einzelne Anfragen
Option 2: Massenoperation über Trigger (Empfohlen für 2026+)
Kandidaten über Trigger zu "Anonymisierungs-Warteschlange" hinzufügen
Administrator führt wöchentlich Massenanonymisierung durch
Schneller und skalierbar für größere Organisationen
Option 3: REST API
Für systemintegrierte Organisationen: Anonymisierung über REST API Endpunkt
⚠️ Warnung: Anonymisierung ist dauerhaft und nicht rückgängig zu machen. Stellen Sie sicher, dass Sie gültige Gründe haben und dokumentieren Sie diese für das Audit-Protokoll. Bewahren Sie einen Screenshot des Datensatzes zu Ihren Unterlagen.
Praktische Beispiele
Szenario 1: Neuer Kandidat über Bewerbungsformular
Kandidat sieht Datenschutzerklärung → liest und stimmt zu
Bewerbung eingereicht → Carerix speichert "Einwilligung erteilt" + Datum
Rechtsgrundlage automatisch auf "Einwilligung" eingestellt
Ablaufdatum berechnet (z. B. 2 Jahre = 28. Juli 2028)
Trigger: 30 Tage vor Ablauf (28. Juni 2028) → E-Mail "Einwilligung erneuern?"
Kandidat antwortet Ja → Frist verlängert auf 2028
Kandidat antwortet Nein → Trigger fügt zu Anonymisierungs-Warteschlange hinzu
Szenario 2: Kandidat von LinkedIn (Indirekt)
Sie importieren LinkedIn-Profil → Carerix markiert als "Keine Einwilligung"
Sie senden "Anfrage Anfangseinwilligung"-E-Mail über Carerix
Kandidat klickt "Ja" in E-Mail → Carerix speichert Einwilligung + Datum
Dann folgt dasselbe wie Szenario 1
Szenario 3: Kandidat eingestellt — Rechtsgrundlage ändert sich
Kandidat ist "platziert" (Placement genehmigt)
Trigger aktiviert: "Rechtsgrundlage zu Vertragserfüllung ändern"
Aufbewahrungsfrist ändert sich auf "Dauer des Arbeitsvertrags" (z. B. 3 Jahre)
Ablaufdatum: nun 28. Juli 2029
Beschäftigung endet: Rechtsgrundlage ändert sich zu "Rechtliche Verpflichtung", Frist 7 Jahre (Finanzbehörde)
Szenario 4: Kandidat fordert Löschung an
Kandidat sendet E-Mail: "Bitte löschen Sie meine Daten"
Sie öffnen Kandidatendatensatz → Klicken auf "Anonymisieren"
Bestätigen Sie Grund: "Rechtsanfrage - Nutzer fordert Löschung an"
Carerix löscht persönliche Daten, behält aber historische Referenzen für Audit-Protokoll
Sie dokumentieren im Protokoll: "Anonymisiert 28. Juli 2026 auf Anfrage"
Verknüpfte Hilfe-Artikel
Fragen?
Haben Sie Fragen zur Konfiguration von DSGVO-Workflows, Triggern oder Anonymisierung? Kontaktieren Sie unser Support-Team unter helpdesk@carerix.com. Wir helfen Ihnen gerne, konforme Prozesse einzurichten, die für Ihre Organisation geeignet sind.