Wie hilft Carerix bei der DSGVO-Compliance? Carerix bietet eine umfassende Toolsuite, um Ihre Organisation DSGVO-konform zu machen. Dieser Artikel beschreibt, welche Tools verfügbar sind, was sie tun, und wie Sie sie einsetzen.
💡 Schnellübersicht: DSGVO-Tools in Carerix sind in 6 Kategorien unterteilt: Einwilligungsregistrierung, Anonymisierung, Trigger-Automatisierung, Berichterstattung, Benutzerrechte und Integrationen.
Tool 1: Einwilligungsregistrierungs-Panel
Was macht das?
Dies ist der Kern der DSGVO-Compliance in Carerix. Das Registrierungspanel in jedem Kandidaten-Datensatz ermöglicht es Ihnen:
Rechtsgrundlage: Wählen Sie die Grundlage, auf der Sie Kandidaten verarbeiten (Einwilligung, berechtigtes Interesse, rechtliche Verpflichtung, usw.)
Grundlagendatum: Wann wurde diese Grundlage festgelegt? (automatisch bei Registrierung ausgefüllt)
Aufbewahrungsfrist: Wie lange darf der Kandidat aufbewahrt werden? Carerix berechnet automatisch das Ablaufdatum
Einwilligungsstatus: Ja / Nein / Noch nicht gefragt / Zurückgezogen
Wo ist das zugänglich?
In Carerix Webanwendung: Kandidat → Registerkarte "Datenschutzdaten" (falls aktiviert)
Über REST API: Alle Felder programmierbar via API-Aufrufe
Über GraphQL API: Moderne Abfragesprache für erweiterte Integrationen
Über Carerix WordPress Plugin: Einbettung in Ihre Karrierewebsite/Bewerbungsformular
Praktisches Beispiel
Sie finden einen Kandidaten auf LinkedIn (indirekte Quelle). Sie geben ein:
Grundlage: "Einwilligung"
Aufbewahrungsfrist: "2 Jahre" (Carerix berechnet Ablaufdatum = heute + 2 Jahre)
Status: "Noch nicht gefragt"
Carerix sendet automatisch eine E-Mail, um um Einwilligung zu bitten. Wenn der Kandidat auf "Ja" klickt, wird der Status automatisch auf "Ja" aktualisiert und Sie erhalten einen Audit Trail.
Tool 2: E-Mail-Vorlagen mit Ja/Nein-Links
Was macht das?
Dies sind vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, die Sie an Kandidaten senden:
"Einwilligung anfordern" — Für indirekt gefundene Kandidaten (LinkedIn, Job Boards)
"Einwilligung erneuern" — Erinnerung, dass die Aufbewahrungsfrist bald abläuft
"Widerrufs-Bestätigung" — Bestätigung, dass der Kandidat keine Einwilligung mehr erteilt
Wie funktionieren die automatischen Links?
Jede Vorlage enthält zwei Links:
[Ja, meine Daten speichern] — Klick setzt Einwilligungsstatus in Carerix auf "Ja"
[Nein, meine Daten löschen] — Klick setzt Status auf "Nein" und markiert zur Anonymisierung
Keine E-Mail-Interaktion erforderlich — alles passiert automatisch im Backend.
ℹ️ Wichtig: Diese Links funktionieren nur, wenn Sie E-Mail-Vorlagen verwenden. Manuelle E-Mails erhalten keine Auto-Links.
Wo finden Sie die Vorlagen?
Bibliothek → E-Mail-Vorlagen → Suchen Sie "DSGVO"
Aktivieren Sie gewünschte Vorlage (klicken Sie "Aktivieren")
Passen Sie Inhalte nach Ihren Vorlieben an
Testen Sie, indem Sie sich selbst eine E-Mail senden
Tool 3: Anonymisierungstool
Was macht das?
Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und Sie die Einwilligung nicht erneuert haben, können Sie alle personenbezogenen Daten des Kandidaten mit einem Klick löschen:
Name, Vorname: Gelöscht (ersetzt durch "Anonym")
E-Mail, Telefon: Gelöscht
Adresse, soziale Medien: Gelöscht
Notizen, Kommunikation: Gelöscht
Aber: Sie bestimmen, welche Felder für die Berichterstattung beibehalten werden (z. B. Match-Verlauf, Platzierungsdauer)
Wie anonymisieren Sie?
Option 1: Manuell pro Kandidat
Öffnen Sie Kandidaten-Datensatz
Gehen Sie zur Registerkarte Datenschutzdaten
Klicken Sie "Kandidaten anonymisieren"
Bestätigen Sie (unwiderruflich!)
Option 2: Massen-Anonymisierung via Trigger
Trigger einrichten: "IF Aufbewahrungsfrist abläuft, THEN zu 'Anonymisierungs-Queue'-Gruppe hinzufügen"
Wöchentlich alle Kandidaten in dieser Gruppe auf einmal anonymisieren
Option 3: Massen-Anonymisierung via API
Programmieren Sie einen nächtlichen Job, um Kandidaten automatisch am Ablaufdatum zu anonymisieren
Konfiguration: Welche Felder behalten?
Sie bestimmen pro Feldgruppe, was behalten und was gelöscht wird:
LÖSCHEN: Alle PII (Name, E-Mail, Adresse, Telefonnummer)
LÖSCHEN: Alle Einwilligungsfelder
BEHALTEN: Kandidaten-ID (für interne Referenz)
BEHALTEN: Match-Verlauf (welche Positionen gematcht wurden)
BEHALTEN: Platzierungsdaten (Arbeitgeber, Datum, Dauer)
BEHALTEN: Anonymisierungsdatum (für Audit)
Siehe Artikel Anonymisierungswerkzeug - Aktivierung und Setup für detaillierte Einrichtung.
Tool 4: Automatisierung via Trigger
Was macht das?
Trigger führen automatisierte Aktionen basierend auf DSGVO-Bedingungen aus. Einige häufig verwendete:
Trigger: Erinnerungs-E-Mail
IF: Aufbewahrungsfrist < 30 Tage
THEN: Sende E-Mail "Einwilligung erneuern"
Trigger: Status bei Einstellung ändern
IF: Placement genehmigt
THEN: Setze Grundlage auf "Vertragserfüllung", Aufbewahrungsfrist auf "7 Jahre"
Trigger: Zur Anonymisierung markieren
IF: Aufbewahrungsfrist < heute AND kein Kontakt seit 3 Monaten
THEN: Zur "Anonymisierungs"-Gruppe hinzufügen
Wo stellen Sie Trigger ein?
Einstellungen → Anwendung → Automation → Trigger → Neu
Siehe Artikel DSGVO - Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Triggern für Beispiele.
Tool 5: Berichterstattung & Überwachung
Was macht das?
Spezialisierte Berichte geben Ihnen Einblick in Ihren DSGVO-Status:
Bericht: "Kandidaten-Einwilligungsverlauf"
Zeigt alle Kandidaten mit ihrem aktuellen Einwilligungsstatus
Filtern nach: "Aufbewahrungsfrist < 30 Tage" (Kandidaten mit ablaufender Einwilligung)
Filtern nach: "Einwilligungsstatus = Nein" (Kandidaten, die sich abgemeldet haben)
In CSV exportieren zur weiteren Verarbeitung
Dynamische Filter in Kandidaten-Liste
"Aufbewahrungsfrist < 30 Tage" — Aktion bald erforderlich
"Grundlage = Keine Einwilligung" — Noch nicht gefragt
"Anonymisierungs-Status = In Warteschlange" — Bereit für Massen-Anonymisierung
Wie wird Berichterstattung genutzt?
Gehen Sie zu Berichterstattung → Kandidat
Suchen Sie nach Bericht nach Name (z. B. "Einwilligung" oder "DSGVO")
Legen Sie Filter nach Bedarf fest
In CSV exportieren oder drucken
Senden Sie wöchentlich/monatlich an DSGVO-Compliance-Team
Tool 6: Social Browser Plugin
Was macht das?
Mit dem Social Browser Plugin können Sie Kandidaten auf LinkedIn, XING, Job Boards usw. suchen. Sie können konfigurieren:
"Fotos ausschließen": Automatisch keine Fotos nach Carerix herunterladen (viele Organisationen tun dies, um Bias zu vermeiden)
Quelle registrieren: Wenn Sie Kandidaten über Social Browser hinzufügen, wird "Quelle: LinkedIn" automatisch ausgefüllt
DSGVO-Auswirkung
Durch Ausschließen von Fotos und Registrierung der Quelle haben Sie:
Weniger PII in Carerix (vermeiden Sie unnötige biometrische Daten)
Klarheit darüber, wie Kandidaten gefunden wurden (wichtig für Einwilligungsfragen)
Tool 7: Benutzerrechte & Rollen
Was macht das?
Sie bestimmen pro Benutzerrolle, wer DSGVO-Felder sehen und bearbeiten kann:
Recruiter: Kann Einwilligungsstatus LESEN, aber nicht bearbeiten
Team Lead: Kann Einwilligung geben, kann Anonymisierung einleiten
Administrator: Kann alles: Felder bearbeiten, anonymisieren, Trigger anpassen
HR-Manager: Kann anonymisieren und Berichterstattung anzeigen
Wie Rollen eingestellt werden
Einstellungen → Benutzer → Rollen → Pro Rolle: "DSGVO-Rechte" einstellen
Siehe Artikel Benutzerrollen für Details.
Tool 8: Audit Trail & Logging
Was macht das?
Carerix protokolliert automatisch alle DSGVO-Aktionen im Audit Log:
Wer: Welcher Benutzer führte die Aktion aus
Was: Welches Feld geändert (Grundlage, Frist, Status)
Wann: Genaues Datum & Uhrzeit
Von/Zu: Was war der alte Wert, was ist der neue
Wie wird der Audit Trail angezeigt?
Kandidat → Historicus Tab → Scrollen Sie zu Abschnitt "DSGVO-Felder"
Perfekt für die Einhaltung der Inspektionen durch Aufsichtsbehörden.
Tool 9: REST & GraphQL API
Was macht das?
Sie können alle DSGVO-Felder programmierbar über API aufrufen:
REST API: Klassische Endpunkte für Einwilligungsabfragen & Updates
GraphQL API: Moderne Abfragesprache für erweiterte Integrationen
Webhooks: Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn DSGVO-Felder ändern
Praktischer Use Case
Sie haben eine externe Content Marketing Plattform mit Kandidaten-Datenbank. Sie möchten:
Kandidaten von CMP → Carerix pushen
Automatisch Grundlage und Aufbewahrungsfrist einstellen
Einwilligungsstatus zurück zu CMP senden
All dies ist über GraphQL API möglich.
Siehe API-Dokumentation unter carerix.com/api
Tool 10: WordPress Plugin für Web-Formulare
Was macht das?
Sie können Einwilligungsfragen direkt in Ihre Karriere-Website einbetten:
Kontrollkästchen "Ich stimme zu, meine Daten für 2 Jahre zu speichern"
Kandidat wählt ja/nein während der Bewerbung
Daten gehen zu Carerix und Einwilligungsstatus wird automatisch eingestellt
Wie eingerichtet werden
Das WordPress Plugin kann aus der Carerix-Anwendung heruntergeladen werden. Siehe Dokumentation unter carerix.com
Nächste Schritte: Wo anfangen?
📌 Empfohlene Reihenfolge:
Lesen Sie Artikel DSGVO Informationen für Administratoren (10-Schritt-Setup-Anleitung)
Aktivieren Sie Datenschutzeinstellungen (Tool 1)
Konfigurieren Sie Anonymisierungstool (Tool 3)
Richten Sie ein paar grundlegende Trigger ein (Tool 4)
Test in Testumgebung
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Fragen?
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