Uitleg "My Assistant" dashboard
Binnen “My Assistant” bieden we meer inzicht aan de gebruiker om grip te houden op lopende procedures, activiteiten en salestrajecten. In één oogopslag zie je bijvoorbeeld de complete matchfunnel, waarin je vervolgens per fase kunt zien welke kandidaat, gematcht is op welke vacature bij een opdrachtgever.
My Assistant toont direct hoe lang het geleden is dat de match op de huidige fase is gezet. Je kunt eenvoudig sturen op gemaakte afspraken, om snelheid in het proces te houden.
MyAssistant is inzichtelijk per gebruiker, team of gehele organisatie.
Hoe je naar het "My Assistant" navigeert
Je kunt “My Assistant” bereiken via de knop tussen het logo en de zoekbalk.
Lijstweergave en kanban (Drag & Drop) weergave.
Inzicht in de matchfunnel
De cijfers vertegenwoordigen het aantal matches in een bepaalde matchfasegroep.
Totaal aantal matches in een bepaalde matchfasegroep (klikbaar)
Naam van matchfasegroep
Periode
Alle matchfasegroepen worden overgenomen vanuit de matchgroep structuur, behalve de laatste twee: succesvol en niet succesvol. Deze aangepaste matchfasegroepen zijn alleen zichtbaar op het dashboard en worden aan het einde van de funnel getoond.
Succesvol vertegenwoordigt alle matches waarvan de parameters "match is succesvol afgerond" en "Eindfase" zijn ingesteld op Ja (in Onderhoud → matchfasen → open benodigde matchfase → selectievakje "Match is succesvol afgerond" en "Eindfase” (ingesteld op ja)
Niet succesvol vertegenwoordigt alle matches met de parameters “Eindfase - Ja” (in Onderhoud → matchfasen → open benodigde matchfase → "Eindfase” (ingesteld op Ja)
Mocht er een matchfasegroep zijn die je achter de groep "niet succesvol" wilt hebben (bijvoorbeeld een zelf toegevoegde groep). Pas het index nummer van deze matchfasegroep aan naar < 990 en deze zal als laatste worden weergegeven.
Acties binnen MyAssistant
We hebben diverse manieren om je te helpen om nog slimmer en efficienter te werken, waaronder:
👉 Fase gewijzigd, laat zien hoe lang het geleden is dat de match in de huidige fase is gezet en deze kolom is sorteerbaar
👉 Actie, vanuit hier plan je eenvoudig een afspraak of roep je een mailtemplate aan
👉 Automatisch (verouderde) matches opschonen
Bekijk matches van je collega
Standaard tonen we op het Dashboard de Matches die betrekking hebben op de huidige gebruiker.
Wil je MyAssistant bekijken voor alle gebruikers, dan maak je dit filter leeg.
Matchfunnel op de pagina Kandidaat, Vacature en Opdrachtgever pagina
Binnen het kandidaatsdossier, op het tabblad basis, is de matchfunnel weergegeven van de specifieke kandidaat, vacature, of opdrachtgever. Zo zie je in één oogopslag of de kandidaat al in procedure is en waar deze zich bevindt.
Hetzelfde zie je binnen het vacaturedossier. Zodra je een vacature opent zie je direct hoeveel kandidaten in procedure zijn en waar zij zich bevinden in het proces.
👉 De beheerder kan de zichtbaarheid van de Match funnel voor Kandidaat, Vacature en Opdrachtgever uitschakelen op het tabblad "Basis" op de detailpagina.
Ga naar Instellingen -> Seamless paneel -> showRecordDetailMatchFunnel
Het Activiteiten tabblad geeft je nog meer inzicht in je werkdag. Je agenda toont voor vandaag en morgen, daarnaast zie je direct de taken die je te doen hebt. Onze triggers helpen je om geautomatiseerd taken in aan te maken, welke je nu heel goed inzichtelijk hebt en kunt opvolgen. Meer over triggers lees je hier: https://help.carerix.com/nl/articles/1782347-trigger-aanmaken
Activiteiten binnen MyAssistant
Instellingen voor My Assistant
MyAssistant als opstart scherm
Als beheerder kun je kiezen voor het “My Assistant” dashboard en kun je het huidige opstart dashboard vervangen. Dit doe je eenvoudig via Onderhoud → Sjablonen → tabblad Document → zoek naar STARTUP → Open het documentsjabloon → Verwijder de code “STARTUP”.
Zodra je opnieuw inlogt zal My Assistanthboard direct tonen als start dashboard voor alle gebruikers.
Instellingen voor MAtchSLA kolom in My Assistant:
Binnen My Assistant kunnen we de gebruikers attenderen op matches die langer duren dan de afgesproken termijn. Een veel voorkomend voorbeeld die we zien bij onze klanten is dat zij willen dat een kandidaat binnen 24 uur een reactie ontvangt na de sollicitatie.
Als beheerder bepaal je na hoeveel uur de matchfase rood kleurt en een (!) icoon krijgt. Dit is generiek in te stellen voor alle matches in het dashboard, dit noemen we ook wel de matchSLA.
Als beheerder kun je de "SLA" aanpassen op drie verschillende niveaus, namelijk voor: het gehele dashboard, per matchfase groep en per individuele matchfase. Onderstaand lees je hoe je dit doet.
De "algemene duur" die geldt voor alle matchfasen vind je hier: Onderhoud -> Instellingen -> algemeen -> matchSLA. Dit is op basis van uren, nu staat deze dus voor alle matchfasen op 14 dagen (336 uur), waarna deze opnieuw rood zal worden.
Per matchfasegroep kun je de het tijdslimiet instellen: Tabellen -> toevoegen aan filter "Tabel" -> zoek naar "fasegroep match" -> open matchfasegroep -> pas het aantal uur in de SLA aan.
Vervolgens kun je per specifieke matchfase het default aantal uur van het dashboard of de matchfase groep overschrijven in de matchfase zelf": Onderhoud -> Matchfasen -> per Matchfase -> SLA.
Op het tabblad Match in "My Assistent" staat een kolom met aanbevolen acties. Het kan acties bevatten zoals het verzenden van e-mails vanuit de sjablonenlijst en bovendien kan het de optie bevatten om een afspraak te maken, samen met de bijbehorende details.
Instellingen voor "Actie" kolom in My Assistant
De afspraak (datum en tijd) en optie om een afspraak aan te maken, worden weergegeven als aan deze voorwaarden is voldaan
De koppeling met de agenda moet geactiveerd zijn (meer informatie)
De matchfase moet worden aangevinkt als Screening of Interview met klant (In Onderhoud → Matchfasen → open benodigde Matchfase → selectievakje “Screening” of “Interview met klant”) (vraag uw beheerder)
Na het voltooien van deze stappen is het goed om enkele details te weten
Om te worden getoond, moet de afspraak een koppeling hebben met de match
Als de match geen gerelateerde afspraak heeft, is er een knop waarmee je een nieuwe afspraak kunt aanmaken
Als een match meerdere gerelateerde afspraken heeft, wordt de laatst gemaakte afspraak getoond
Als de vergadering in het verleden ligt, wordt deze in het rood weergegeven, samen met een knop om een nieuwe afspraak te maken
Het e-mailsjabloon voor verzenden is zichtbaar als er sjablonen beschikbaar is die betrekking heeft op de huidige matchfase
Instellingen om Matches automatisch op te schonen
My Assistent helpt je om snel alle incorrecte matches op te ruimen.
MyAssistant heeft een automatische signaleringsfunctie op incorrecte matches. Denk hierbij aan een match bij een beschikbare kandidaat op een ingevulde vacature:
Het onderstaande teken informeert de gebruiker dat er een actieve match is op een reeds ingevulde vacature (inactief). Het volgende icoontje verschijnt dan in het dashboard en dit geldt ook bij een niet actieve kandidaat:
Zodra je op het icoon klikt verschijnt de "match clean up", waarin het dashboard je vraagt of je de overige matches op de actieve vacature of inactieve kandidaat wilt afsluiten:
We vragen de gebruiker of we de openstaande matches voor de reeds ingevulde vacature of niet meer beschikbare kandidaat kunnen afsluiten. Vervolgens maakt de gebruiker de keuze welke matchfase passend is.
De match clean up wordt geactiveerd zodra je vanuit het dashboard de status van een kandidaat wijzigt naar bijvoorbeeld "niet beschikbaar" Carerix vraagt je dan direct, wat je met de overige matches wilt doen van de kandidaat:
Instellingen in Carerix
Om de clean up tool te activeren in het dashboard moeten we weten wat actieve statussen zijn van een vacature en kandidaat. Als beheerder kun je dit eenvoudig aangeven bij de tabelitems. Beheerder -> Tabellen -> "Tabel is gelijk aan" - "Status Kandidaat" -> open status - > geef bij "candidate class" aan of de status:
Een actieve status, hier hoeft niet te worden ingevuld.
Denk bij de kandidaat aan statussen als "nieuw", "beschikbaar" en "latent werkzoekend". Bij de vacature aan statussen als "nieuw", "actief" en "open".Een inactieve status die succesvol is aanvinken.
Denk aan bijvoorbeeld de kandidaat status "geplaatst" en bij een vacature aan "ingevuld".Een inactieve status die niet succesvol is aanvinken.
Denk bij kandidaten aan de status "niet beschikbaar" en bij een vacature aan de status "vervuld door derde" of "teruggetrokken"
Je wilt inactieve statussen niet de matches zien. Een geplaatste kandidaat wil je in de meeste gevallen niet meer op gesprek hebben wij andere klanten en een ingevulde vacature hoef je niet meer onder de aandacht te brengen bij werkzoekende kandidaten.
Instellingen/uitleg voor Kanban
Kanban
We presenteren graag de Kanban-weergave binnen My Assistant. Deze intuïtieve en visuele aanpak stelt je in staat om matches efficiënt te beheren en de voortgang door verschillende fasen te volgen.
De Kanban-weergave bestaat uit kolommen die de match-fasegroepen tonen, met de bijbehorende matches in elke kolom. De klommen Succes en Unsuccesful zijn aangepaste kolommen.
Kolommen
Elke kolom geeft de naam van de fasegroep weer, samen met een teller die het aantal records aangeeft dat aan die fasegroep is gekoppeld
De kolom die de groep "Succesvol" vertegenwoordigt (met instellingen die aangeven dat het matchproces succesvol is afgerond en de laatste fase is ja) bevat onderaan de tekst "Dit jaar" (voor matches)
De kolom die de groep “Niet succesvol” vertegenwoordigt (met instellingen die aangeven dat de laatste fase ja is) bevat onderaan de “Laatste 7 dagen” (voor matches)
Tegels
Tegels worden gesorteerd met de recent bijgewerkte items bovenaan
Elke tegel in de kolom toont de artiestennaam, de avatar van de kandidaat, de volledige naam van de kandidaat, de functietitel en de bedrijfsnaam (voor matches)
Wanneer een gebruiker of kantoor wordt geselecteerd, wordt het eigenaarsveld zichtbaar op de tegel
Bovendien kan de tegel een rode lijn aan de linkerrand hebben. Dit geeft aan dat de kolom Stage Changed te laat is vanwege SLS-instellingen voor match
Als u met de muis over de rode lijn beweegt, wordt er een tooltip weergegeven met de exacte tijd waarop de betaling is verlopen
Verslepen
Bij het slepen van de tegel transformeert elke kolom zijn gebruikersinterface met gemarkeerde zones (die met name stadia vertegenwoordigen), waar mogelijk om de tegel te trekken
Bij het slepen van een tegel ziet de gebruiker twee representaties van dezelfde tegel. De ene is de tegel die wordt gesleept (weergegeven met enige ondoorzichtigheid) en de andere is een tijdelijke aanduiding op de oorspronkelijke positie van de kaart (weergegeven in zwart-wit)
Wanneer een gebruiker een item sleept en met de muis over een potentiële dropzone beweegt, verandert de kleur van het gebied in groen
Als een kolom fasen bevat die niet in de instellingen zijn geconfigureerd als mogelijke volgende of vorige fasen, worden deze niet weergegeven
Als een kolom alleen levels bevat waarin het plaatsen van een tegel niet mogelijk is, wordt de kolom grijs weergegeven
Weergaveschakelaar
Wanneer een tabblad is geselecteerd en het mogelijk is om van weergave te wisselen, zal het pictogram dat het weergavetype vertegenwoordigt zichtbaar zijn
Wanneer een tabblad is geselecteerd, kan de gebruiker van weergave wisselen door erop te klikken. De dropdown verschijnt waarmee u de weergave kunt wijzigen
Acties
Beweeg de muis over de kaart en de knoppen worden weergegeven (voor matches)
E-mail verzenden
Creëren afspraak
Klik op de kaart om de details te openen
Instellingen voor het Activiteiten tabblad in My Assistant:
Het Activiteiten tabblad geeft je nog meer inzicht in je werkdag. Je agenda toont voor vandaag en morgen, daarnaast zie je direct de taken die je te doen hebt. Onze triggers helpen je om geautomatiseerd taken in aan te maken, welke je nu heel goed inzichtelijk hebt en kunt opvolgen. Meer over triggers lees je hier: https://help.carerix.com/nl/articles/1782347-trigger-aanmaken
Afspraken
Afspraken zijn zichtbaar als de verbeterde Agenda functie is geactiveerd.
Je ziet de lijst met afspraken voor vandaag en morgen (als het vrijdag is, dus voor vrijdag en maandag)
Als je op Toekomstige Afspraken klikt, word je naar de agenda pagina geleid
Als je op de rij klikt, worden de afspraken geopend
Als je op de knop "+" kun je eenvoudig een nieuwe afspraak maken
Taken
De taakweergave bevat deze kwalificaties voor het weergeven van statussen.
Heeft een actief selectievakje en taskstatusclass is/zijn TasktoDotag, TaskInprogressTag.
Ga naar Onderhoud -> Tabellen -> Filter voor tabel is gelijk aan "Status taak" ->open op de instellingen te conctroleren
Als je op de titel Taken klikt, word je doorgestuurd naar de overzichtspagina "Taken"
Er zijn twee tabbladen: Open en Verlopen
Taken op het tabblad Open omvatten alle taken die vandaag beginnen op basis van de huidige tijd of in de toekomst
De regel voor Verlopen is dat als de dag en het tijdstip van een taak zijn verstreken, deze van het tabblad Open verdwijnt en naar het tabblad Verlopen wordt verplaatst
Het tabblad Verlopen bevat een overzicht van de verlopen taken
De knop "+" activeert de wizard om een taak aan te maken
Taken zijn gegroepeerd op dagen. Als er een dag geen taken zijn, wordt deze niet weergegeven
Op het tabblad Verlopen worden de taken weergegeven, gesorteerd op datum, waarbij de oudste bovenaan staan
De status van de taak kan direct worden aangepast vanuit het overzicht.
Instellingen voor het Plaatsingen tabblad in My Assistant:
De tab "Plaatsen" is nu beschikbaar in My Assistant en biedt een volledig overzicht van je proces. Met de focus op de belangrijkste details geeft deze functie snelle en gemakkelijke toegang tot de meest relevante informatie. Voor uitgebreide informatie kun je nog steeds verwijzen naar de originele dossiers
Nummers bovenaan
De getallen bovenaan geven gegevens weer over plaatsingen in specifieke statussen
Totaal aantal plaatsingen in een bepaalde status (klikbaar)
Naam van de status
Overzicht van elke Plaatsing
Door op elke status bovenaan te klikken, wordt een gerelateerd overzicht hieronder geladen
De kolommen
Naam
Status
Startdatum
Verwachte einddatum
Einddatum (je kunt rode tekst en een icoon gebruiken om aan te geven wanneer een plaatsing bijna ten einde is (binnen vier weken) of wanneer deze al verlopen is)
Vacature
Functiestatus
Kandidaat
Kandidatenstatus
Opdrachtgever
Contactpersoon
Bijgewerkt
Verantwoordelijke
Andere Plaatsingen dropdown
Het overzicht laadt aanvankelijk plaatsingen die gerelateerd zijn aan de huidige gebruiker.
Om plaatsingen voor een andere gebruiker of kantoor (tot 10) te bekijken, selecteer of zoek hun naam.
Als u op het pictogram wissen klikt, wordt de vervolgkeuzelijst opnieuw ingesteld om plaatsingen voor de huidige gebruiker weer te geven
Instellingen voor het Leads tabblad in My Assistant:
Dit tabblad biedt een gestroomlijnd overzicht van je leads, met de focus op belangrijkste informatie. Zo kun je leads efficiënt beheren zonder te worden overspoeld door details. Voor uitgebreide informatie kun je nog steeds verwijzen naar de originele dossiers.
Inzicht in de Leads funnel
Totaal aantal leads in een specifieke leadfasegroep (klikbaar)
Naam van leadfasegroep
Overzicht van elke leadfase
Als je bovenaan op de Leadfasen klikt, wordt hieronder een gerelateerd overzicht geladen
De kolommen
Naam
Fase
Fase gewijzigd (laat zien hoe lang het geleden is dat de wedstrijd in de huidige fase werd gezet)
Startdatum
Procedure
Contactpersoon
Opdrachtgever
Verantwoordelijke
Kolom "Fase" en "Verantwoordelijke" zijn direct aanpasbaar vanuit het overzicht/
Bekijk de vervolgkeuzelijst Leads van de collega's
Het overzicht laadt in eerste instantie Leads gerelateerd aan de huidige gebruiker
Om Leads voor een andere gebruiker te bekijken, selecteert je de naam van deze gebruiker.
Als je op het pictogram Wissen klikt, wordt de vervolgkeuzelijst gereset en worden leads voor de huidige gebruiker opnieuw weergegeven
Instellingen voor het Opportunities tabblad in My Assistant:
Op het tabblad "Opportunities" zie je in één oogopslag de belangrijkste opportunities in één overzicht. Je ziet direct welke trajecten er zijn, voor meer klik je door naar het inhoudelijke dossier.
Inzicht in de Opportunities funnel
De getallen bovenaan vertegenwoordigen de aantallen binnen de Opportunity fasegroep
Totaal aantal opportunities in een specifieke opportunityfasegroep (klikbaar)
Naam van opportunitygroep
Overzicht van elke opportunityfase
Als u bovenaan op elk van de Opportunity fasen klikt, wordt hieronder een gerelateerd overzicht geladen
De kolommen
Naam
Fase
Fase gewijzigd (laat zien hoe lang het geleden is dat de opportunity in de huidige fase werd gezet)
Startdatum
Procedure
Contactpersoon
Opdrachtgever
Verantwoordelijke
Kolom Fase en Verantwoordelijke zijn direct bewerkbaar vanuit het overzicht
Bekijk de vervolgkeuzelijst Opportunities van de collega's
Het overzicht laadt in eerste instantie Opportunities gerelateerd aan de huidige gebruiker
Om Opportunities voor een andere gebruiker (maximaal 10) te bekijken, selecteer je de naam van deze gebruiker
Als je op het pictogram Wissen klikt, wordt de vervolgkeuzelijst gereset en worden opportunities voor de huidige gebruiker opnieuw weergegeven