Na het beschikbaar maken van de "Marketplace setting" door Carerix, kun je aan de slag met het eenvoudige stappenplan.
De Agenda werkt op basis van een koppeling met Microsoft Outlook of Google Calendar. Alle vergaderingen die in jouw Microsoft- of Google-agenda staan, worden automatisch in de Agenda weergegeven.
Let op: de Agenda toont uitsluitend vergaderingen uit jouw gekoppelde agenda. Gebruik je nog de niet-gekoppelde, standalone Carerix Agenda? Dan blijven niet-gesynchroniseerde afspraken wel zichtbaar in Carerix, maar op een andere plek: onder het tabblad Activiteiten.
TIP: de functionele specificaties van de Nieuwe Agenda hebben we hier op een rij gezet.
Stap 1 - door Beheerder
Activeer de Agenda
Ga in jouw Carerix applicatie onder Onderhoud naar Marketplace
Klik bij Agenda op Install en vervolgens op Activate
Optioneel:Planner staat actief
(bij het activeren van de Scheduler kunnen extra maandelijkse kosten van toepassing zijn)
Ververs de pagina om opnieuw in te loggen
Controleer onder Mijn Gegevens of het tabblad Calendar sync settings zichtbaar is.
Laat je gebruikers Stap 2 volgen (en doe dat zelf ook)
Google/Microsoft stuur automatisch een vergaderverzoek naar de deelnemers van een vergadering. Het is dus niet meer nodig om vanuit Carerix een aparte email inclusief "ics" bestandje te versturen.
Natuurlijk blijft het mogelijk om vanuit de Agenda email(templates) te sturen. Ook via een geautomatiseerde actie (trigger). Maar het ics bestandje als bijlage meesturen, is overbodig.
Als administrator kun je emailtemplates controleren en aanpassen. Heb je hier hulp bij nodig, neem dan contact op met onze Customer Success.
Stap 2 - door Gebruiker(s)
Start de synchronisatie van Google/Microsoft
Elke gebruiker kan zelf eenvoudig de synchronisatie van zijn of haar persoonlijke agenda starten:
Ga in jouw Carerix applicatie naar Agenda
Klik op Start synchronisatie
Authenticeer je Google- of Microsoft-account
(gebruik hiervoor je Google/Microsoft-gebruikersnaam en -wachtwoord, niet die van Carerix).
Keer terug naar Agenda
De synchronisatie is gestart. De eerste synchronisatie kan tot 30 minuten duren, maar meestal is dit binnen één minuut afgerond.
Vanaf nu wordt je agenda automatisch ververst en hoef je de pagina niet meer handmatig te vernieuwen.
Weet je niet zeker of de synchronisatie van je agenda actief is? Dat kun je als volgt checken:
Ga naar Mijn Gegevens
Zie onder het tabje Carerix Sync Settings de status:
'Jouw Carerix Agenda is gesynchroniseerd met jouwemail@domain.com'De synchronisatie tussen je Carerix en Google/Microsoft Agenda is actief
Microsoft aanvullende info
EAS vs EWS
Er is een verschil in ondersteuning voor Microsoft EAS (Exchange ActiveSync) en Microsoft EWS (Exchange Web Services). EAS en EWS zijn twee communicatie protocollen gebruikt door Microsoft Exchange Server voor verschillende doeleinden.
Carerix Calendar ondersteunt alle functies voor EWS accounts (de meest gebruikte van de twee protocollen). Carerix Calendar kan het gebruik van MS Teams en de setting Zichtbaarheid voor EAS accounts niet ondersteunen.
In dit artikel, op de site van onze tech partner/supplier Nylas, lees je meer over het overstappen van EAS naar EWS.
Eenmalige verificatie voor gebruik MS teams
Voor het gebruiken van Microsoft Teams is mogelijk een eenmalige verificatie nodig door de beheerder van je Microsoft omgeving. Lees hier meer.
App-wachtwoord bij oa. hotmail accounts
Voor sommige type Microsoft accounts, in combinatie met het gebruik van MFA, moet de Advanced Settings sectie van de Sync set-up gebruikt worden.
Een app-wachtwoord is vereist als 2FA is ingeschakeld en verificatie zonder beveiligingscode plaatsvindt.
Informatie over het maken van een App-wachtwoord staat op deze Microsoft-help pagina.
Screenshots automatisch verstuurde mails door Google/Microsoft
