Installeer nu de nieuwe Agenda voor een optimale synchronisatie tussen Carerix en je Google of Microsoft Agenda!

Na het beschikbaar maken van de "Marketplace setting" door Carerix, kun je aan de slag met het simpele stappenplan.

De nieuwe Agenda werkt op basis van een koppeling met Microsoft (Outlook) of Google Calendar. De nieuwe Agenda toont alle vergaderingen die ook in jouw Microsoft of Google Calendar staan.

NB Gebruik je momenteel de oude Carerix Agenda zonder een sync met Outlook of Google Calendar?
De Nieuwe Agennda haalt alleen de vergaderingen uit jouw gekoppelde agenda op!
De historie van afspraken die niet gesynchroniseerd zijn, blijven wel zichtbaar in Carerix, onder de tab Activiteiten.

TIP: de functionele specificaties van de Nieuwe Agenda hebben we hier op een rij gezet.

Stap 1 door Beheerder

Activeer de nieuwe Agenda 2.0

Ga in jouw Carerix applicatie onder Onderhoud naar Marketplace
Klik bij Agenda op Install en vervolgens op Activate
Optioneel: "Toon zowel oude als nieuwe versie van de Agenda" (dit is enkel relevant voor klanten die de Agenda 1.0 actief hebben gebruikt zónder een sync met Google/Microsoft.
Optioneel: "Planner staat actief " (Bij het activeren van de Scheduler kunnen extra maandelijkse kosten van toepassing zijn).
Ververs de pagina om opnieuw in te loggen
Controleer onder Mijn Gegevens of je het tabje Calendar sync settings ziet
De Agenda 1.0 is nu vervangen door de nieuwe Carerix Agenda 2.0.
Laat je gebruikers Stap 2 volgen (en doe dat zelf ook)

Google/Microsoft stuur automatisch een vergaderverzoek naar de deelnemers van een vergadering. Het is dus niet meer nodig om vanuit Carerix een aparte email inclusief "ics" bestandje te versturen.

Natuurlijk blijft het mogelijk om vanuit de nieuwe Agenda email(templates) te sturen. Ook via een geautomatiseerde actie (trigger). Maar het ics bestandje als bijlage meesturen, is overbodig.

Als administrator kun je emailtemplates controleren en aanpassen. Heb je hier hulp bij nodig, neem dan contact op met onze Customer Success.

Stap 2 door Gebruiker(s)

Start de synchronisatie van Google/Microsoft

Elke gebruiker kan de synchronisatie van zijn/haar persoonlijke agenda zelf starten. Dat is heel eenvoudig, zie het stappenplan:

Ga in jouw Carerix applicatie naar Agenda
Klik op Start synchronisatie
Authenticeer je Google of Microsoft account met je Gebruikersnaam en Wachtwoord
(dus niet je Carerix gebruikersnaam en wachtwoord)
Keer terug naar Agenda
De synchronisatie is gestart, het kan deze eerste keer tot 30 minuten duren voordat jouw afspraken gesynchroniseerd zijn. Meestal duurt dit echter slechts een minuut.
De synchronisatie tussen je Google/Microsoft Agenda en Carerix agenda is nu actief. De agenda ververst automatisch, dus je hoeft vanaf nu je tab niet meer te verversen.

Weet je niet zeker of de synchronisatie van je agenda actief is? Dat kun je als volgt checken:

Ga naar Mijn Gegevens
Zie onder het tabje Carerix Sync Settings de status:
'Jouw Carerix Agenda is gesynchroniseerd met jouwemail@domain.com'
De synchronisatie tussen je Carerix en Google/Microsoft Agenda is actief

Microsoft aanvullende info

EAS vs EWS
Er is een verschil in ondersteuning voor Microsoft EAS (Exchange ActiveSync) en Microsoft EWS (Exchange Web Services). EAS en EWS zijn twee communicatie protocollen gebruikt door Microsoft Exchange Server voor verschillende doeleinden.

Carerix Calendar ondersteunt alle functies voor EWS accounts (de meest gebruikte van de twee protocollen). Carerix Calendar kan het gebruik van MS Teams en de stting Zichtbaarheid voor EAS accounts niet ondersteunen.

In dit artikel , op de site van onze tech partner/supplier Nylas, lees je meer over het overstappen van EAS naar EWS.

Eenmalige verificatie voor gebruik MS teams

Voor het gebruiken van Microsoft Teams is mogelijk een eenmalige verificatie nodig door de beheerder van je Microsoft omgeving. Lees hier meer.

App-wachtwoord bij oa. hotmail accounts

Voor sommige type Microsoft accounts, in combinatie met het gebruik van MFA, moet de Advanced Settings sectie van de Sync set-up gebruikt worden.

Een app-wachtwoord is vereist als 2FA is ingeschakeld en verificatie zonder beveiligingscode plaatsvindt.

Informatie over het maken van een App-wachtwoord staat op de Microsoft-help pagina's:

Screenshots automatisch verstuurde mails door Google/Microsoft