Het is een veelbesproken onderwerp; datakwaliteit. Wie wil er nu niet een tot de nok gevuld ATS systeem met zoveel mogelijk valide data van Kandidaten, Opdrachtgevers en Contactpersonen.
Het Carerix systeem is de tool waar dagelijks mee gewerkt wordt. Maar hoe goed is de datakwaliteit van de dossiers nu echt? Maar bovenal, hoe als beheerder het Carix systeem zo in te richten dat goede datakwaliteit wordt afgedwongen? Daar gaat dit artikel op in.
Uit onderzoek blijkt dat “maar liefst 92% van de ondervraagde ATS gebruikers vermoed dat hun data onvolledig / onnauwkeurig is”. Uit berekeningen blijkt dat er “15% gemiddelde winst meer te behalen valt door het gebruik van kwalitatieve data t.o.v. onvolledige data”.
Slechte data gaat ten koste van het gebruik van het systeem, maar nog erger, het heeft een negatief effect op de customer/candidate experience. Zorgvuldig datamanagement verhoogd de omzet, geeft meer nauwkeurige rapportages. Door de juiste instellingen qua werkproces toe te passen in Carerix zal de uitkomst van data betrouwbaarder en voorspelbaarder worden. Resultaat is meer grip op data juist door die verbeterde kwaliteit. Daarnaast wordt waardevolle data vaak gebruikt om concurrentievoordeel te behalen; ‘meten is weten’ tenslotte.
In dit artikel worden aan de hand van het recruitmentproces tools, instellingen en werkprocessen benoemt welke de datakwaliteit positief kunnen beïnvloeden.
Dit artikel is opgebouwd in drie delen. Deze representeren;
Instroom
Het proces van het verwerken van data welke in Carerix terechtkomt;
Geautomatiseerd
Handmatig
Verrijking
De manieren van aanvullen en verrijken van gegevens;
Gebruikersrollen
Configuratieprofielen
Matchfasen
Tabellen
Output
Toepassingen waarmee data uit het systeem ingezet kan worden;
Zoekfilters
Documentsjablonen
E-mail sjablonen
Triggers
Instroom
Geautomatiseerd (kandidaat solliciteert via de website)
De opbouw van het sollicitatieformulier op de eigen website bepaald als eerste de stap van datakwaliteit. Alle gegevens die daar gevraagd worden belanden direct in het Carerix systeem. Zorg dus voor een formulier welke nuttige informatie uitvraagt
Om de AVG flow in Carerix goed te laten verlopen is het zelfs verplicht om het Privacy Statement te tonen en de sollicitant akkoord te laten gaan met de richtlijnen zoals hierin vermeld. Juiste registratie via de website zorgt voor de onmisbare toestemmings-datum waarop de naleving van de bewaartermijnen worden gebaseerd
Handmatig (zelf een kandidaat aanmaken in Carerix)
Indien de recruiter zelf een kandidaat toevoegt in Carerix dient deze handmatig de AVG toestemmings e-mail naar de kandidaat te verzenden
Kandidaat kan reageren met ja / nee in de ontvangen e-mail
Data zoals Grondslag, Termijn en verloopdatum toestemming worden gevuld
Verrijking
Gebruikersrollen
Bepalen wat een gebruiker mag zien, aanmaken, bewerken en archiveren
Geven vorm aan een rechtenstructuur in de applicatie
Geven juist wel/niet toegang tot nulmetingen, anonimiseren, admin tab etc.
Zorgen voor de optimale instellingen tot behoud van datakwaliteit
Het gebruik van het mutatie dashboard wordt in de gebruikersrol ingesteld
Configuratieprofielen
Maken het mogelijk om velden te verbergen
Geven de optie om velden verplicht te maken, soms zelf o.b.v. status
Kunnen velden op ‘read-only’ zetten waardoor ze slechts alleen leesbaar zijn
Kennen ook een mogelijkheid tot het valideren van sommige velden
Bijvoorbeeld; het veld ‘Telefoon Mobiel’ op de kandidaat i.v.m. WhatsApp link
Matchfasen
Verplicht de gebruiker om een vast recruitment proces te volgen
Geeft de mogelijkheid om specifieke fasen verplicht te stellen
Kan zo ingesteld worden dat het proces per procedure van de vacature en/of de categorie van de kandidaat verschillend is
Tabellen
Zijn voorgedefinieerde drop down menu’s met concrete keuzes
Bepalen de output welke voorkomt in e-mail / document sjablonen
Kunnen ook op maat door de beheerder zelf aangemaakt worden
Indien correct gekozen werken ze mee aan de datakwaliteit
Het zelf aanmaken van velden is ook een optie
Output
Zoekfilters
Geven direct inzicht in de data d.m.v. filtering en sortering; enorm veel opties
Opgeslagen geven ze een snelle default weer voor 1 of meerdere gebruikers
Werken ook op zelf aangemaakte additionele velden
Kunnen ook inzicht geven m.b.t. datakwaliteit
Documentsjablonen
Maken gebruik van data welke wordt opgehaald uit Carerix: bijv. CV template
Rapporteren datakwaliteit uit je Carerix applicatie
Bijvoorbeeld: ‘mutatie-dashboard’, ‘check identieke e-mail check’
En ook: ‘dossier kwaliteit van kandidaten / contactpersonen / opdrachtgevers’
E-mail sjablonen
Tonen div. content vanuit de Carerix applicatie.
Geven de juiste aanhef weer o.b.v. aanspreekvorm, geslacht en taal
Bevestigingsmail: naam vacature, nummer vacature
Voorstelmail: naw gegevens kandidaat, motivatie recruiter, velden uit CV
Triggers - voorbeelden
Match fase wordt gewijzigd in… ‘5.3 | Alle partijen akkoord’
Vacature status wordt gewijzigd in… ‘Ingevuld’
Kandidaat verjaardag passeert over… ‘0 dagen’
Stuur E-mail volgens sjabloon met code… ‘HAPPYBDAY’
Kandidaat document geldig t/m passeert over… ‘8 weken’
Maak taak volgens sjabloon... ‘CHECKDOCCANDIDATE’
Kandidaat beschikbaarheidsdatum passeert over… ‘28 dagen’
Maak taak volgens sjabloon… ‘Vraag bij kandidaat beschikbaarheid na’