Het is een veelbesproken onderwerp; datakwaliteit. Wie wil er nu niet een tot de nok gevuld ATS systeem met zoveel mogelijk valide data van Kandidaten, Opdrachtgevers en Contactpersonen.

Het Carerix systeem is de tool waar dagelijks mee gewerkt wordt. Maar hoe goed is de datakwaliteit van de dossiers nu echt? Maar bovenal, hoe als beheerder het Carix systeem zo in te richten dat goede datakwaliteit wordt afgedwongen? Daar gaat dit artikel op in.

Uit onderzoek blijkt dat “maar liefst 92% van de ondervraagde ATS gebruikers vermoed dat hun data onvolledig / onnauwkeurig is”. Uit berekeningen blijkt dat er “15% gemiddelde winst meer te behalen valt door het gebruik van kwalitatieve data t.o.v. onvolledige data”.

Slechte data gaat ten koste van het gebruik van het systeem, maar nog erger, het heeft een negatief effect op de customer/candidate experience. Zorgvuldig datamanagement verhoogd de omzet, geeft meer nauwkeurige rapportages. Door de juiste instellingen qua werkproces toe te passen in Carerix zal de uitkomst van data betrouwbaarder en voorspelbaarder worden. Resultaat is meer grip op data juist door die verbeterde kwaliteit. Daarnaast wordt waardevolle data vaak gebruikt om concurrentievoordeel te behalen; ‘meten is weten’ tenslotte.

In dit artikel worden aan de hand van het recruitmentproces tools, instellingen en werkprocessen benoemt welke de datakwaliteit positief kunnen beïnvloeden.

Dit artikel is opgebouwd in drie delen. Deze representeren;

  1. Instroom

Het proces van het verwerken van data welke in Carerix terechtkomt;

  • Geautomatiseerd

  • Handmatig

  1. Verrijking
    De manieren van aanvullen en verrijken van gegevens;

  • Gebruikersrollen

  • Configuratieprofielen

  • Matchfasen

  • Tabellen

  1. Output
    Toepassingen waarmee data uit het systeem ingezet kan worden;

  • Zoekfilters

  • Documentsjablonen

  • E-mail sjablonen

  • Triggers

Instroom

Geautomatiseerd (kandidaat solliciteert via de website)

  • De opbouw van het sollicitatieformulier op de eigen website bepaald als eerste de stap van datakwaliteit. Alle gegevens die daar gevraagd worden belanden direct in het Carerix systeem. Zorg dus voor een formulier welke nuttige informatie uitvraagt

  • Om de AVG flow in Carerix goed te laten verlopen is het zelfs verplicht om het Privacy Statement te tonen en de sollicitant akkoord te laten gaan met de richtlijnen zoals hierin vermeld. Juiste registratie via de website zorgt voor de onmisbare toestemmings-datum waarop de naleving van de bewaartermijnen worden gebaseerd

Handmatig (zelf een kandidaat aanmaken in Carerix)

  • Indien de recruiter zelf een kandidaat toevoegt in Carerix dient deze handmatig de AVG toestemmings e-mail naar de kandidaat te verzenden

  • Kandidaat kan reageren met ja / nee in de ontvangen e-mail

  • Data zoals Grondslag, Termijn en verloopdatum toestemming worden gevuld

Verrijking

Gebruikersrollen

  • Bepalen wat een gebruiker mag zien, aanmaken, bewerken en archiveren

  • Geven vorm aan een rechtenstructuur in de applicatie

  • Geven juist wel/niet toegang tot nulmetingen, anonimiseren, admin tab etc.

  • Zorgen voor de optimale instellingen tot behoud van datakwaliteit

  • Het gebruik van het mutatie dashboard wordt in de gebruikersrol ingesteld

Configuratieprofielen

  • Maken het mogelijk om velden te verbergen

  • Geven de optie om velden verplicht te maken, soms zelf o.b.v. status

  • Kunnen velden op ‘read-only’ zetten waardoor ze slechts alleen leesbaar zijn

  • Kennen ook een mogelijkheid tot het valideren van sommige velden

  • Bijvoorbeeld; het veld ‘Telefoon Mobiel’ op de kandidaat i.v.m. WhatsApp link

Matchfasen

  • Verplicht de gebruiker om een vast recruitment proces te volgen

  • Geeft de mogelijkheid om specifieke fasen verplicht te stellen

  • Kan zo ingesteld worden dat het proces per procedure van de vacature en/of de categorie van de kandidaat verschillend is

Tabellen

  • Zijn voorgedefinieerde drop down menu’s met concrete keuzes

  • Bepalen de output welke voorkomt in e-mail / document sjablonen

  • Kunnen ook op maat door de beheerder zelf aangemaakt worden

  • Indien correct gekozen werken ze mee aan de datakwaliteit

  • Het zelf aanmaken van velden is ook een optie

Output

Zoekfilters

  • Geven direct inzicht in de data d.m.v. filtering en sortering; enorm veel opties

  • Opgeslagen geven ze een snelle default weer voor 1 of meerdere gebruikers

  • Werken ook op zelf aangemaakte additionele velden

  • Kunnen ook inzicht geven m.b.t. datakwaliteit

Documentsjablonen

  • Maken gebruik van data welke wordt opgehaald uit Carerix: bijv. CV template

  • Rapporteren datakwaliteit uit je Carerix applicatie

  • Bijvoorbeeld: ‘mutatie-dashboard’, ‘check identieke e-mail check’

  • En ook: ‘dossier kwaliteit van kandidaten / contactpersonen / opdrachtgevers’

E-mail sjablonen

  • Tonen div. content vanuit de Carerix applicatie.

  • Geven de juiste aanhef weer o.b.v. aanspreekvorm, geslacht en taal

  • Bevestigingsmail: naam vacature, nummer vacature

  • Voorstelmail: naw gegevens kandidaat, motivatie recruiter, velden uit CV

Triggers - voorbeelden

  • Match fase wordt gewijzigd in… ‘5.3 | Alle partijen akkoord’

  • Vacature status wordt gewijzigd in… ‘Ingevuld’

  • Kandidaat verjaardag passeert over… ‘0 dagen’

  • Stuur E-mail volgens sjabloon met code… ‘HAPPYBDAY’

  • Kandidaat document geldig t/m passeert over… ‘8 weken’

  • Maak taak volgens sjabloon... ‘CHECKDOCCANDIDATE’

  • Kandidaat beschikbaarheidsdatum passeert over… ‘28 dagen’

  • Maak taak volgens sjabloon… ‘Vraag bij kandidaat beschikbaarheid na’


Heb je het antwoord gevonden?