Met de automations van RMA ben je in staat om handmatige acties op een eenvoudige manier te automatiseren. Om automations op te zetten, loop je door een aantal stappen heen.
In dit artikel wordt omschreven wat de stappen zijn die je kan zetten.
LET OP: RMA wordt opgeleverd met onze best-practice workflows en bibliotheek.
De mogelijkheden van Carerix VS RMA zijn van grote omvang en wij kunnen niet alle use-cases testen. Heb je hulp nodig bij het opzetten van automations? Neem dan contact op met support of projectenteam.
Voorbeeld van een automation: Als een matchfase wordt geüpdatet naar de matchfase "5.2 Plaatsing" EN de procedure van de vacature is 'Detachering' Update de kandidaat status naar 'Geplaatst'.
Update candidate status.mp4 - In deze video zie je hoe deze automation stap voor stap wordt opgebouwd.
1. Stel het startpunt van de automation in
1. Stel het startpunt van de automation in
Bepaal het startpunt van je automation. Onderstaande dossiers hebben dezelfde mogelijkheden om een automation op te starten:
Created (dossier is aangemaakt)
Created or updated (dossier is aangemaakt of geüpdatet)
Updated (dossier is geüpdatet)
Alle standaard beschikbare datumvelden in het dossier.
(Aanmaakdatum, wijzingsdatum, startdatum, einddatum, geboortedatum etc. )
Wanneer je kiest voor de optie "updated" heb je de mogelijkheid om een filter toe te voegen. Als je dit doet, wordt de automation enkel gestart als het veld in de filter geüpdatet is.
Voorbeeld: Je wil dat de automation start als de kandidaat status wordt aangepast naar 'Geplaatst'
Candidate - updated - add filter - status = equal to "Geplaatst"
Dit is nu je automation startpunt:
2. Toevoegen Next Steps
2. Toevoegen Next Steps
Door op het plusje te klikken ga je een "next step" toevoegen en kan je de volgende stap van je workflow bepalen.
Add = Deze stap gaat iets toevoegen in je Carerix applicatie. In de configuratie bepaal je welke velden gevuld worden bij het toevoegen.
Email: Toevoegen aan een email in Carerix - Er wordt geen mail verzonden, enkel toegevoegd aan het dosser
Job Application: Er wordt een sollicitatie gedaan op een vacature (Match aangemaakt en kandidaat als deze nog niet bestaat)Note: Toevoegen van een notitie in Carerix
Taks: Toevoegen van een taak in Carerix
Post webhook: Stuur een webhook naar een ander system (Advanced users only)
Row: Integratie met Google sheets (Advanced users only)
2. Delay = Bouw een vertraging in je workflow van minuten, uren, dagen, weken of maanden.
____________________________________________
3. Filter = Filter op specifieke data. Enkel dossiers die voldoen aan deze filter gaan door in de automation, de rest valt af.
In dit voorbeeld, gaan enkel matches door in het automation waarvan de vacature de procedure 'Detachering' heeft.
Je kan AND/OR condities toevoegen aan de filters om meer te trechteren.
Find = Vind een dossier in Carerix met een specifiek nummer of email adres. Data van dit dossier kan gebruikt worden in de rest van je workflow.
Loop = Zoek dossiers die gelinkt zijn aan het startpunt van je automation. Iedere loop heeft zijn eigen standaard mogelijkheden.
In dit geval is de match het startpunt en kan je zoeken naar:
Alle contactpersonen gekoppeld aan de Opdrachtgever van de match
Alle matches van de gekoppelde kandidaat
Alle matches van de gekoppelde vacature
Message = Stuur communicatie uit.
Send Email: Verstuur een email
Send Message: Verstuur automatisch een WhatsApp bericht via een template, waarbij je geen antwoord van verwacht van je kandidaat.
(Verjaardagswens)
Send Survey: Verstuur automation een WhatsApp bericht via een template, met een voor gedefinieerd formulier met vragen, waar je antwoord op verwacht en de antwoorden wil verwerken in de rest van de automation of in Carerix.
Prompt = Voeg AI toe aan je workflow
Split = Maak meerdere filters om automations meerdere routes te laten lopen
Update = Update dossiers en velden van gekoppelde dossiers
Voeg zoveel stappen toe als nodig om jouw gewenste workflow te creëren.
3. Test en activeer jouw automation
3. Test en activeer jouw automation
In de rechter bovenhoek vindt je de optie om de automation workflow te testen.
LET OP: Je test hiermee enkel de workflow. Communicatie zal niet worden uitgestuurd. Wil je volledige flow testen? Gebruik dan een testdossier in Carerix en voeg het ID van je kandidaat, vacature of plaatsing toe aan een filter, zodat de Automation enkel werkt op de dossiers waarmee jij graag wil testen.
