In dit artikel leggen we de processtappen uit voor de uitwisseling van gegevens tussen Carerix en AFAS. De integratie zorgt ervoor dat kandidaten, opdrachtgevers en plaatsingen naadloos van Carerix naar AFAS stromen, zodat de administratieve afhandeling en onboarding zonder dubbel werk kunnen plaatsvinden.
Hieronder vind je de drie belangrijkste processen en een overzicht van de velden die worden gesynchroniseerd.
1. Aanname nieuwe medewerker (Kandidaat)
Wanneer een kandidaat succesvol door de matchfase is gekomen en het contract opgesteld moet worden, zet je de kandidaat door naar AFAS.
Doorloop de matchfase: Voltooi het proces in Carerix van instroom tot aan de contractfase.
Kandidaat doorzetten: Wijzig de matchfase naar de status “Verstuur naar AFAS”.
Verwerking: Op de achtergrond wordt er via de API automatisch een sollicitant (HR Applicant) aangemaakt in AFAS, inclusief NAW- en contactgegevens.
Bevestiging: Zodra de gegevens succesvol door AFAS zijn ontvangen, verandert de matchfase in Carerix naar “Succesvol verstuurd naar AFAS”. Het aangemaakte AFAS-nummer verschijnt nu in Carerix in het veld AFAS ID.
Let op: Vanaf dit moment stopt het proces in Carerix; de verdere onboarding van de medewerker verloopt volledig in AFAS.
2. Onboarding nieuwe opdrachtgever
Voordat je een plaatsing kunt maken, moet de opdrachtgever (klant) in AFAS geregistreerd staan.
Sales & Overeenkomst: Maak de prospect aan in Carerix, voer je salesactiviteiten uit en stel de opdrachtbevestiging op.
Gegevens compleet maken: Zodra de overeenkomst is getekend, controleer je of de naam en het KvK-nummer correct zijn ingevuld. Belangrijk: Deze velden zijn verplicht in Carerix om dubbele invoer (ontdubbeling) in AFAS te voorkomen.
Opdrachtgever doorzetten: Wijzig de status van de opdrachtgever naar “Verstuur naar AFAS”.
Bevestiging: Na een succesvolle aanmaak in AFAS, verspringt de status naar “Succesvol aangemaakt in AFAS”. Het debiteurnummer uit AFAS wordt in Carerix weggeschreven in het veld Debiteurnummer. Hierdoor is de werkgever direct gekoppeld voor toekomstige plaatsingen.
3. Project plaatsing
Als zowel de kandidaat als de opdrachtgever in AFAS staan, kun je de definitieve plaatsing doorzetten.
Plaatsing aanmaken: Maak de plaatsing aan in Carerix en koppel deze aan de juiste kandidaat en opdrachtgever.
Plaatsing doorzetten: Zodra de plaatsing helemaal compleet is en de contracten kunnen worden opgesteld, wijzig je de status van de plaatsing naar “Verstuur naar AFAS”.
Bevestiging: Bij een goede ontvangst verandert de status naar “Succesvol verstuurd naar AFAS”. Er wordt nu automatisch een Project aangemaakt in AFAS.
Welke gegevens worden er naar AFAS verzonden?
Tijdens bovenstaande processen worden specifieke velden vanuit Carerix naar AFAS gestuurd. Hier is het overzicht:
Kandidaat / Medewerker
Persoonsgegevens: Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Initialen, Geslacht.
Achtergrond: Geboortedatum, Geboorteland, Geboorteplaats.
Identificatie: BSN Nummer (indien aanwezig), AFAS nummer (additioneel veld).
Adres: Straatnaam, Huisnummer, Huisnummertoevoeging, Postcode, Plaats, Land.
Let op: Er ligt momenteel een verzoek (RFC) om in de toekomst ook direct bijlagen (zoals documenten met het type 'afas_attachment') mee te sturen. Dit wordt nu nog niet standaard ondersteund.
Plaatsing / Project
Projectdetails: Projectnaam (vacaturetitel), Startdatum plaatsing, Einddatum plaatsing (indien bekend).
Financieel: Verkooptarief (totale aanneemsom of bedrag op startdatum / kostenprijsmodel).
Koppeling: AFAS nummer (additioneel veld).
Opdrachtgever
Bedrijfsgegevens: Naam, KvK-nummer.
Koppeling: Nummer van de debiteur (werkgever in AFAS), AFAS nummer (additioneel veld).
Updates vanuit AFAS terug naar Carerix
De koppeling werkt ook deels de andere kant op, zodat recruiters altijd up-to-date zijn over lopende projecten.
Dagelijkse check: Elke dag controleert de koppeling op gewijzigde projecten in AFAS.
Einddatums updaten: Eventuele nieuwe of gewijzigde einddatums van projecten/plaatsingen worden automatisch teruggestuurd naar Carerix.
Voordeel: Hierdoor kun je in Carerix slimme triggers inrichten die recruiters automatisch een notificatie sturen zodra een kandidaat binnen een bepaalde termijn weer beschikbaar komt.