HTML e-mail sjablonen kunnen afbeeldingen bevatten. Dit artikel laat zien hoe je bijlagen en afbeeldingen in een e-mail sjabloon opneemt. Iedere e-mail op basis van zo'n sjabloon bevat dan de afbeelding(en) en bijlage(n).
N.B. Het wijzigen en maken van e-mail sjablonen vereist goede kennis van HTML, programmeer statements, CX coderingen, begrijpen van foutmeldingen en FTP gebruik. Carerix geeft geen cursussen in het samenstellen van sjablonen. Voor het beoordelen of wijzigen van niet goed geprogrammeerde sjablonen kan je een prijsopgave doen bij de helpdesk.
Bijlage aan e-mail toevoegen
Om automatisch bijlagen toe te voegen met een e-mail sjabloon zijn er 2 mogelijkheden :
Gebruik een bijlage uit een dossier. Voeg een kopie van die bijlage aan de e-mail toe. Bijvoorbeeld voor een brochure. Zodat je met iedere introductie e-mail automatisch een brochure meestuurt.
Gebruik een documentsjabloon. De bijlage wordt dan gemaakt - op basis van een documentsjabloon - precies op het moment dat de e-mail wordt gemaakt. Bijvoorbeeld voor een CV. Zodat je met iedere e-mail steeds een 'verse' CV meestuurt.
Bijlage op basis van bestaande bijlage in dossier
Stel dat je regelmatig een introductie e-mail stuurt naar - mogelijk - nieuwe relaties. Naast een tekst wil je dat de e-mail tevens een bijlage bevat met een standaard brochure van jouw organisatie. Voor zo'n introductie e-mail maak je natuurlijk een e-mail sjabloon. Je gaat er nu voor zorgen dat die mailsjabloon tevens de CxScript instructies bevat om automatisch de brochure als bijlage in te voegen.
Om te zorgen dat steeds automatisch een brochure als bijlage aan de e-mail wordt toegevoegd :
Neem het brochure document op als bijlage van het vestiging dossier in jouw Carerix systeem. Heb je meerdere vestigingen? Voeg het brochure document dan aan iedere vestiging toe.
Geef de bijlage een door jou gekozen omschrijving. Gebruik daarbij alleen letters en cijfers. Geen spaties of andere tekens gebruiken. In ons voorbeeld zouden we de bijlage bijvoorbeeld Brochure kunnen noemen.
Maak een e-mail sjabloon en noem die Introductie.
Neem het volgende stukje CxScript op in het e-mailsjabloon 'Introductie':
<cx:attachment
content="$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.brochure.content"
name="folder.doc"/>
Vervang in voorgaande CxScript instructies Brochure desgewenst met de omschrijving die je de bijlage hebt gegeven, en "folder.doc" met de naam van de bijlage.
Met voorgaande CxScript instructies in de e-mail sjabloon is de bijlage automatisch onderdeel van iedere Introductie e-mail die je uitstuurt.
Opmerkingen
In enkele gevallen de bijlage toch niet meesturen? Dat kan ook. Zodra de e-mail wordt gemaakt dan verschijnt - als gebruikelijk - het e-mail venster. Klik in dit e-mail venster op de tab Bijlagen en maak het kruisvak bij de betreffende bijlage leeg.
Meerdere bijlagen automatisch toevoegen? Geen probleem. Neem voorgaande CxScript instructies zo vaak op als je wilt.
Kan het systeem de bijlage niet vinden ( bijvoorbeeld, de omschrijving is anders dan de naam die je in de CxScript instructies gebruikt )? Dan volgt geen foutmelding wanneer je een e-mail maakt. De e-mail wordt simpelweg zonder bijlage verzonden ( indien de gebruiker niet merkt dat de bijlage ontbreekt ). Test de werking dus goed en zorg dat de bijlage in het dossier later niet per ongeluk wordt verwijderd of van een andere beschrijving wordt voorzien.
Bijlage op basis van document sjabloon
Een bijlage in een e-mail opnemen op basis van een ander ( document ) sjabloon gaat als volgt :
<cx:fetch entity="CRTemplateReference" limit="1"
qualifier="targetEntityName = 'CRInvoice' and isDefault = 1" >
<cx:attachment name="factuur.html"><cx:include
template="$item.url.urlContents" /></cx:attachment> </cx:fetch>
In voorgaand voorbeeld wordt een factuur gemaakt ( op basis van een documentsjabloon ) die bijlage van de e-mail wordt.
Toelichting
De cx:fetch haalt een enkel ( limit=1 ) document-sjabloon ( entiteit CRTemplateReference ) op dat voldoet aan: targetEntityName = 'CRInvoice' : De sjabloon is ( in dit voorbeeld ) beschikbaar voor facturen Default = 1 : Dit sjabloon is het standaard sjabloon. Wanneer de gebruiker klikt op de knop Afdrukken wordt dit standaard sjabloon toegepast.
Het cx:attachment element maakt van zijn inhoud de bijlage voor de e-mail.Name is de bestandsnaam die de bijlage krijgt.
Het cx:include element produceert de inhoud van de bijlage, als volgt: $item bevat het sjabloon; $item werd gevuld door de cx:fetch instructie $item.url is de URL van het sjabloon; iedere sjabloon is namelijk online beschikbaar en via een HTTP request op te halen $item.url.urlContents haalt de inhoud van het sjabloon daadwerkelijk op; deze inhoud is dus de ( CxScript ) tekst van het sjabloon; De cx:include instructie zal de via het template attribuut verkregen CxScript uitvoeren en het resultaat invoegen in het lopende sjabloon.
Let op
Vermijd witruimte tussen de cx:attachment en cx:include tags. Die komen namelijk ook in de uiteindelijke bijlage terecht. Dit is de reden waarom decx:attachment en cx:include op 1 regel staan. Een regelomhaal zou namelijk ook in de bijlage terecht komen.
Alternatief
Ken je de online locatie van de document sjabloon al ? Dan kun je de bijlage ook als volgt invoegen:
<cx:let name="url" value="http://templates.carerix.com/cx/example.html">
<cx:attachment name="factuur.html">
<cx:include template="$url.urlContents"/>
</cx:attachment> </cx:let>
Afbeelding in e-mail
Om afbeeldingen op te nemen in een e-mail zijn er 2 manieren :
Online: De afbeelding staat ergens online op een server. En in het e-mail bericht staat een verwijzing + Eenvoudig te realiseren + E-mail berichten blijven klein omdat de afbeelding geen onderdeel uitmaakt van het e-mail bericht zelf (die bevat alleen de verwijzing) - Sommige e mailprogramma's tonen de afbeelding niet direct. De ontvanger moet dan kiezen voor: "Afbeeldingen in dit bericht weergeven" ( in MS-Outlook bijvoorbeeld ).
Inline: De afbeelding is een bijlage van het e mailbericht Afbeelding wordt altijd getoond, de ontvanger hoeft niet eerst ergens te klikken- Iets moeilijker op te zetten.- Bericht is groter omdat de afbeelding ( als bijlage ) onderdeel uitmaakt van het bericht zelf.
Bestandstype
Let bij het toevoegen van de afbeelding op het soort bestand. Veel voorkomende bestandstypen zijn:
afbeelding.bmp - Windows bitmap. Vermijd het gebruik van BMP bestanden! Deze zijn onleesbaar op niet-windows systemen. Belangrijker dan dat: Een BMP is het minst gunstige formaat: Voor hetzelfde plaatje veel meer kilobytes dan een van de andere formaten.
afbeelding.png - PNG levert kleinere bestanden dan BMP. Er is geen kwaliteitsverlies, en het aantal kleuren is niet beperkt. Daarnaast ondersteunt PNG "transparantie".
afbeelding.jpg - JPG levert nog kleinere bestanden, maar er is wel een (klein) verlies van kwaliteit: Hoe groter het verlies dat nog acceptabel is, hoe kleiner het bestand.
afbeelding.gif - GIF levert over het algemeen de kleinste bestanden. Er is kwaliteitsverlies, het formaat gebruikt een maximum van 256 kleuren.
Bestanden zijn eenvoudig om te zetten van het ene type in het andere met "Irfanview" (http://irfanview.com).
Online afbeelding in e-mail
Om een online beschikbare afbeelding ( zoals een logo ) automatisch in een e-mail op te nemen :
Zet de afbeelding op een web-server, zodat deze over internet beschikbaar is. Het adres van zo'n afbeelding zou er dan als volgt uit kunnen zien :http://jouwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif
In jouw e-mailsjabloon neem je de volgende HTML instructies op :
<img src="http://jouwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif" alt="logo">
Opmerkingen
Werk je aan een vast huisstijl met logo ? Neem de CxScript instructies dan op in de header of footer voor e-mails ( zie Menu | Instellingen | Sjabloon instellingen ). Dan weet je zeker dat het logo in iedere e-mail voorkomt.
Afbeelding online plaatsen
Om een afbeelding online beschikbaar te maken op http://jouwnaam.carerix.com/images
Gebruik een FTP client, bijvoorbeeld FileZilla (gratis download via: http://filezilla-project.org/)
Maak contact met ftp://jouwnaam.carerix.com De username en password zijn bij oplevering van Carerix verstrekt aan de contactpersoon. Indien deze informatie verloren is gegaan kan de contactpersoon deze opvragen via helpdesk@carerix.com
Open de folder httpdocs/images/ Merk op dat bij contact via FTP expliciet de httpdocs moet worden genoemd. Het sjabloon werkt via HTTP, waarbij dit impliciet is.
Plaats je afbeelding companylogo.gif in de folder httpdocs/images/ door deze te uploaden.
Controleer of de afbeelding zichtbaar is door dit adres in te vullen in de adresbalk van jouw browser: http://jouwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif
Inline afbeelding
Voeg de afbeelding toe aan de vestiging het type maakt niet uit. Gebruik als beschrijving: "EmailLogo"
Gebruik de volgende code in het e-mail sjabloon
<cx:if condition="$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.EmailLogo!=nil">
<img src="<cx:write
value='$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.EmailLogo.url'/>"
alt="Logo" border="0"/> </cx:if>
____
Labels: UD-1867